第二節 船員資格管理
為了保證船舶的航行安全，世界各國除對船舶的技術條件進行嚴格的管理和控製外，還對船員的資格進行嚴格的限定和管理。限定和管理的主要辦法之一就是實行船員考試製度，經考試合格者，發給相應的職務證書。這種管理製度屬於行政許可種類的認可。從這個意義上來說，持有合格職務證書的船員，才準許在船上工作及擔任相應的職務。《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》（1978STCW）自生效以來，我國根據該公約，陸續製定了《海船船員適任考試、評估和發證規則》（1997年11月5日實施2004年修訂）、《內河船舶船員考試發證規則》（1993年1月1日實施）、《船員培訓管理規則》（1997年10月30日實施）等規章，對我國船員的培訓、考試、發證及證件管理工作進行規範。2007年的《船員條例》和《船員注冊管理規定》對船員資格管理作出了全麵的規定，根據條例的規定，船員資格的管理包括安全培訓、注冊登記和適任證書的管理。
一、船員基本安全專業培訓的管理
水上運輸有其鮮明的行業特點，如航程時間較長、運量大、船貨價值較高、運輸環節多、風險較大等，這就對船員提出了較高的素質要求。因而，世界各海運國家及國際海事組織等曆來對船員的培訓問題十分重視。此外，由於航海科學技術迅速發展，船舶及儀器設備日益趨於現代化，從而要求船員不斷更新知識和技能。鑒於此，國際海事組織及世界各國海運主管機構均對船員培訓從法律上加以規範，船員培訓已成為保證船舶始終配有合格船員的根本措施。
關於船員專業技能的要求。依照條例規定申請船員注冊的公民應參加船員教育和培訓機構組織的“船員熟悉和基本安全培訓”，並經海事管理機構考試、評估合格，取得“熟悉和基本安全培訓合格證”。
為了履行STCW78/95公約，提高船員基本素質和專業技能，海事主管部門根據1997年10月頒發《船員基本安全專業培訓、考試和發證辦法》，對申請參加熟悉和基本安全專業培訓的船員、在船上工作的其他人員和接受航海教育的學生以及開展熟悉和基本安全專業培訓的培訓機構進行管理。
（一）熟悉培訓和基本安全培訓的內容
熟悉培訓，是指船員在上船任職前接受的海上安全、救生、求生、應急、急救等基本知識和技能方麵的專業培訓，適用於所有在船上工作的人員。同時在於使船員了解工作環境掌握海上勞動基本知識和技能等。基本安全培訓，是指船員在任職前接受的個人求生技能、防火和滅火、基本急救和個人安全和社會責任方麵的專業培訓，適用於在船上列入編製並且擔任職務的船員。
（二）受訓人員條件及申請材料
參加熟悉和基本安全專業培訓的受訓人員應符合下列條件：（1）年齡不小於16周歲；（2）身體健康，符合作為一名船員的基本條件。
凡參加培訓的人員應向海事主管部門提交下列材料：（1）填妥的《船員培訓申請表》一份；（2）《海員船員體格檢查表》；（3）近期2寸免冠、正麵、光紙證件相片4張。
（三）培訓機構的培訓規定
培訓機構開展熟悉培訓應遵守下列規定：（1）培訓時間應不少於24小時（其中操作時間不少於9小時）；（2）每班培訓人員不得超過30人；（3）實操訓練時每組不得超過6人；（4）每一實操小組必須配備一名助理教員。
培訓機構開展基本安全專業培訓時應遵守下列規定：（1）培訓時間不應少於90小時；（2）每班培訓人數不得超過30人；（3）實操訓練和小組討論時每組不得超過6人；（4）每一實操小組必須配備一名助理教員；（5）至少有4名教員分別執行理論授課的全過程。
（四）考試項目和證書
熟悉培訓的理論考試和技能考試包括：船舶的安全、初步個人救生技能、防火和滅火的基本知識和行動以及船上急救的初步知識和行動。基本安全專業培訓的理論考試和技能考試分為“求生技能”、“基本急救”、“防火和滅火”以及“個人安全和社會責任”4項。
完成並通過熟悉培訓的人員，由主管機關授權的海事機關簽發《船員熟悉培訓合格證》。完成並通過熟悉和基本安全專業培訓者，由主管機關授權的海事機關簽發《船員熟悉和基本安全培訓合格證》。
在特殊情況下，經主管機關授權的海事機構批準，熟悉培訓可以在中國籍船上由船長和合格的高級船員負責實施。船長負責按主管機關規定的培訓綱要進行培訓，將培訓情況和結果記入《航海日誌》，並將考試結果報相應的海事管理機構。
二、執業資格管理
（一）概念
執業即從事的行業，國家基於公共安全的需要，依法對從事可能產生公共利益影響的從業行為進行資格管理，屬於行政許可的一種，在許可法中稱為認可。船員執業資格管理是指海事主管機關根據相對人的申請準予其從事船員職業的行政行為。
船員取得基本的安全培訓合格證後要進行注冊登記。船員注冊是與全球各航運國家接軌的一項製度。船上的崗位種類比較複雜，但不論擔任船上什麽崗位的職務，都必須經過船員注冊，船員的注冊僅表明注冊人是船員，具備作為一名船員最基本的水上安全知識和技能，至於其在船上能夠擔任什麽職務，並不能由船員注冊決定，而取決於船員具備何種崗位的任職資格。
（二）船員注冊的作用
第一，掌握船員的總體情況，國家對船員勞動力市場的管理與調控，有賴於依據數據資料，國家通過注冊，建立檔案資料，掌握船員的人數、分布、職務結構等總體情況，便於為國家確定培養船員等戰略方針提供科學依據。
第二，便於取得聯係，由於船員長期遠離單位和家鄉，並且工作危險性較大，需要掌握船員的家庭、近親的聯係渠道。
第三，使船上不同崗位的工作人員都具備作為船員最基本的個人水上安全知識和技能。
第四，跟蹤船員的船上任職資曆、適任情況、安全記錄、違章記錄等。
全世界的船員經過注冊，都持有海事主管當局頒發的《船員服務簿》，各國互相承認，並由海事主管當局、船員工作所在船舶的船長和船員當時服務船舶所在的船公司分別在《船員服務簿》上記載相應的情況。中國船員不論在中國籍船上還是在外國籍船上工作，中國或者外國船長，中國或者外國的船公司，都會在《船員服務簿》上按照全球航運界通行的做法對船員進行考核管理並作出相應的記載。
（三）申請船員注冊的條件
許可是有條件地解除禁止，作為船員資格的許可，其條件如下。
1.年齡條件
申請船員注冊的公民最低年齡是18周歲，到船上見習或實習的人員由於不能參加獨立值班，最低年齡可放寬到16周歲。申請船員注冊的最大年齡是60周歲，年齡超過60周歲的申請人不予注冊。《勞動法》中規定禁止用人單位招用未滿16歲的未成年人，對年滿16歲未滿18歲的未成年工人實行特殊的勞動保護。《國務院關於工人退休、退職的暫行規定》中規定男性年滿60歲，女性年滿55歲應該退休。船員注冊是公民從事船員職業的許可，應該遵守國家有關從業人員年齡的規定。
2.健康條件
船員在船上任職期間，船舶經常遠離陸地，在大洋中長時間航行，食品的供應難以確保新鮮、充足和品種多樣；船舶航行期間，船員經常要麵臨著與惡劣的天氣和海況搏鬥；船員在船舶航行期間受傷、生病，往往很難及時得到陸地醫療機構的救助，船上的醫療條件僅僅能對一些小的疾病和受傷進行簡單的處理。船員的職業特點要求船員必須具有健康的體魄，才能勝任在海上勞動。因此，從事船員職業的人員應符合法定的船員健康要求，具體的健康要求由國務院交通主管部門根據行業特點製定。交通部製定的《海船船員體檢要求》對健康條件作出如下規定。
（1）身高。新錄:駕駛員身高應大於等於1.65m，其他海員應大於等於1.55m。
（2）脊柱、四肢。五官端正，四肢無殘缺。雙下肢不等長不超過2cm，脊柱側變不超過4cm並無後凸畸形。
（3）遠視力。采用標準對數視力表或國際標準視力表，按其崗位需要分別規定如下。
[1]船長、駕駛員及值班水手。
新錄：雙眼裸視力均在5.0（1.0）或以上，或者一眼達4.9（0.8）、另一眼達5.1（1.2）者為合格。
現職:雙眼裸視力均在4.8（0.6）或以上，或者一眼達4.8（0.6）、另一眼達5.0（1.0）者為合格。
[2]輪機長、輪機員及值班機工、報（話）務員和電機員。
新錄：雙眼裸視力均在4.8（0.6）或以上，或者一眼達4.6（0.4）、另一眼達4.9（0.8）者；或者雙眼均在4.6（0.4）以上，但經矯正後（即戴眼鏡）雙眼視力均能達5.0（1.0）者為合格。
現職：雙眼裸視力均在4.6（0.4）或以上，或者一眼達4.5（0.3）、另一眼達4.7（0.5）者；或者雙眼均在4.5（0.3）以上，但經矯正後（即戴眼鏡）雙眼視力均能達4.9（0.8）者為合格。
[3]船舶甲板部或輪機部的其他船員及見習人員，可對應（1）或（2）中“現職”的標準檢驗合格。
（4）色覺。船長、駕駛員及值班水手:辨色完全正常；輪機長、輪機員、報（話）務員和電機員:無紅、綠色盲。
（5）視野。船長、駕駛員及值班水手:水平視野大於等於150°，垂直視野大於等於115°。
（6）立體視覺。立體視覺銳度值小於等於60°。
（7）聽力。
[1]在不戴任何助聽器和無視覺輔助時，兩耳能分別聽清距離50厘米的機械秒表聲者為合格。
[2]輪機長、輪機員及值班機工以純音聽力計測定，兩耳聽力在0.5、1.0、2.0kH頻段上損失均小於等於25dB，在3.0、4.0、6.0kH頻段上損失均小於等於30dB者為合格。
（8）血壓。
新錄:不高於18.66/12.0kPa（140/90mmHg），不低於12.0/8.0kPa（90/60mmHg）。
現職:不高於21.3/12.6kPa（160/95mmHg），不低於12.0/8.0kPa（90/60mmHg）。
3.專業技能要求
規定申請船員注冊的公民應參加船員教育和培訓機構組織的“船員熟悉和基本安全培訓”，並經海事管理機構考試、評估合格，取得“熟悉和基本安全培訓合格證”，以滿足船員能夠勝任海上工作專業能力要求。
4.英語條件
國際航行船舶的船員，具有較強的涉外性，無論是在中國籍國際航行船舶上工作的船員還是派往外國籍船舶上工作的船員，在工作和生活中都不可避免地要和不同國家的有關人員進行交流和溝通，英語是國際交往的通用語言，能夠較熟練地用英語進行溝通和交流是國際航行船舶的船員必須具備的能力。申請船員注冊的公民在申請注冊前應通過海事管理機構組織的船員專業英語考試。
（四）注冊的程序
1.申請
申請船員注冊，可以由本人或者其代理人向海事管理機構提出書麵申請，並附送符合相應的證明材料。
船員注冊是對船員實行跟蹤管理的基礎工作，需要對注冊申請人準確資料進行登記和備案，如申請人的近期照片、身份證號碼、家庭住址、聯係人、聯係方式等，為確保申請人提交的資料準確無誤，一般情況下，應由申請人本人到海事管理機構辦理注冊。為方便船員注冊申請人，申請人本人因故不能親自前來辦理的，可由其代理人持申請人的委托書代為辦理。辦理船員注冊應向海事管理機構提交如下材料：
（1）辦理船員證件工作單位；
（2）填妥的《〈船員服務簿〉登記表》；
（3）有效身份證件及其影印件；
（4）兩張近期直邊正麵2寸免冠白底彩色照片；
（5）船員基本安全培訓合格證或影印件；
（6）船員專業外語考試證明或合格證（申請注冊國際航行船舶船員者）。
2.審查及時限
海事管理機構應當自受理船員注冊申請之日起10日內作出注冊或者不予注冊的決定。對符合法定規定條件的，應當給予注冊，發給《船員服務簿》。但是申請人依法被吊銷船員服務簿未滿5年的，不予注冊。
海事管理機構收到船員注冊申請材料後，應對提交的材料是否齊全、是否真實有效進行認真審核。審核的具體內容包括申請人是否符合本條例規定的年齡要求；申請人的健康狀況是否滿足交通主管部門公布的船員體檢標準；申請人是否經過船員基本安全培訓，取得海事管理機構簽發的《熟悉和基本安全培訓合格證》；申請人是否有被依法吊銷《船員服務簿》未滿5年的情況；申請注冊國際航行船舶船員的是否通過了海事管理機構組織的船員專業外語考試。
為了督促海事管理機構盡快辦理船員注冊，防止在船員注冊過程中出現辦事拖拉、效率低下的現象，為管理相對人提供方便快捷的服務，條例中規定了海事管理機構應當自受理船員注冊申請之日起10個工作日內作出注冊或不予注冊的決定。即海事管理機構要在自受理船員注冊申請之日起10個工作日內完成申請材料的審核，並作出批準或不予批準的決定。
3.船員職業資格許可證－船員服務簿
（1）船員服務簿的定義。
注冊申請合格並由海事主管機關批準的船員，應給予注冊並簽發《船員服務簿》；不予批準的，應退回申請材料並說明理由。
船員服務簿是船員的職業身份證件，是由海事主管機關核發的準予申請人從事船員職業的、表明持證人滿足作為船員的基本條件的許可文書。《船員服務簿》記載的事項發生變更的，當事人應當向海事管理機構辦理變更手續。
（2）船員服務簿的作用和記載事項。
世界各國海事主管機關對持有船員服務簿人員的船員職業身份都予以認可。海船船員和內河船員都應依法取得《船員服務簿》，並在船上任職期間隨身攜帶，也是在申請適任考試、評估和發證時必須向海事管理機構提交的證明文件之一。
《船員服務簿》中記錄了船員本人的服務資曆、安全記錄、參加有關專業、特殊培訓、體格檢查和跟蹤管理等情況。船員上船任職或解職離船，均需由船長或船東在《船員服務簿》內如實填寫船員所服務的船舶名稱、總噸位和主機功率，船員在實際擔任的職務、任職和解職時間與地點。海事管理機構對船員實行跟蹤管理時，對船員的違法處理情況、違法計分情況要如實記入船員服務簿中。
此外服務簿還要記載船員的個人信息，主要包括，船員的姓名、姓名的漢語拚音、性別、出生日期、身份證號碼、家庭住址、主要聯係方式、聯係人等。目的是海事管理機構掌握注冊船員的基本信息，對船員實行跟蹤管理。一旦需要與船員或其親人聯係時，海事管理機構、船公司、船員服務機構或工會組織可以方便地及時與船員或其親人取得聯係。
（五）船員登記的注銷
當注冊船員的情況發生變化，不再滿足船員從業條件時，應及時注銷船員注冊，並予以公告，保證船員注冊的嚴肅性、有效性和準確性。被注銷船員注冊的人員同時就不再具有船員的權利和義務。
船員有下列情形之一的，海事管理機構應當注銷船員注冊，並予以公告：
（1）死亡或者被宣告失蹤的；
（2）喪失民事行為能力的；
（3）被依法吊銷船員服務簿的；
（4）船員本人申請注銷注冊的。
第（1）、（2）項表明船員履行職責的能力喪失了，為保證船員注冊的準確性，應及時將其從注冊中注銷。船員被依法吊銷船員服務簿是對船員違法行為的處罰，實際上吊銷了船員服務簿就是取消了船員的執業資格，而船員注冊是對船員從事船員職業的許可，因此，海事管理機構對受到吊銷船員服務簿處罰的船員及時注銷其船員注冊。被吊銷船員服務簿並被注銷船員注冊的人員並不是永遠不能再從事船員職業，條例第七條第二款規定，申請人被依法吊銷船員服務簿未滿5年的，不予注冊。意味著公民的《船員服務簿》被吊銷5年後，仍然可以重新申請船員注冊，若條件符合船員注冊條件的規定，業經海事管理機構的船員注冊，可以重新取得船員服務簿。當船員選擇不再從事船員職業時，向海事管理機構提出注銷申請，海事管理機構應及時給予辦理注銷船員注冊，這體現了公民擇業自由的原則。
三、船員職務資格的管理
船員職業的危險性和技術要求的複雜性，要求船員在取得執業資格證書後，要從事某一特定職務時，還要取得相應的職務證書，也就是適任證書。這是適應海上勞動的特殊危險性要求而設置的船員從業行為多重許可的管理製度。
船員適任證書（certificate of competency）指海事主管機關應相對人的申請，依法經核查頒發的證明船員具體從事相應職務能力的許可證書。具體講指海事主管機關應相對人的申請，按照有關國際公約和國內法規的要求，由船員考試發證機關簽發的，認可合法持證人在特定種類、噸位、推進功率和推進方式的船上以所指定的責任等級和功能從事航行服務的證書。
（一）船員職務資格許可的範圍
船舶技術的複雜性，使得海上勞動人員在船上的崗位分工是十分明確的，其中一部分人是對船舶航行負主要責任的人員，這些人必須參加航行值班，其他的職務則隻起到保障和支持的作用。隻有參加航行值班的人員才需要取得適任證書。如《條例》第十條規定，參加航行和輪機值班的船員，應當依照條例的規定取得相應的船員適任證書。這是保障航行安全的必要。為此，國際和國內法規都作出了相應的規定。
《1978年海員培訓、發證和值班標準公約》中規定，船舶在一締約國的港口時，應接受該締約國正式授權官員的監督，以核實船上公約要求持證的船員是否持有證書或持有適當的特免證明。《中華人民共和國海上交通安全法》規定，船長、輪機長、駕駛員、輪機員、無線電報務員、話務員以及水上飛機、潛水器的相應人員，必須持有合格的職務證書。其他船員必須經過相應的專業技術訓練。《海商法》規定，船長、駕駛員、輪機長、輪機員、電機員、報務員，必須由持有相應適任證書的人擔任；國際航行船舶上的中國籍船員，必須持有中華人民共和國海事管理機構頒發的海員證和有關證書。《內河交通安全管理條例》規定，船員經水上交通安全專業培訓，其中客船和載運危險貨物船舶的船員還應當經相應的特殊培訓，並經海事管理機構考試合格，取得相應的適任證書或者其他適任證件，方可擔任船員職務。嚴禁未取得適任證書或者其他適任證件的船員上崗。由此看來，參加航行值班和輪機值班的船員應持有相應的適任證書是國際公約和國內法律、法規的強製性要求，是船員到船上擔任職務的必備條件。各國海事主管機構在對到港船舶進行檢查時，對船員是否持有相應適任證書的檢查是法定的必查項目。相應的適任證書是指船員所持有的適任證書應與所服務船舶的航區、種類、等級或主機類別以及在船上所擔任的職務相符合。持有較高航區、等級和職務適任證書的船員可以在較低航區、等級的船舶上擔任同等或較低等的職務，但擔任值班水手和值班機工職務的船員必須持有相應的值班水手和值班機工適任證書。
參加航行值班的船員包括：船長及高級船員和普通船員。高級船員包括大副、二副、三副、輪機長、大管輪、二管輪、三管輪，GMDSS一級無線電電子員、二級無線電電子員、通用操作員。普通船員包括值班水手、值班機工和GMDSS限用操作員。
根據條例的和交通部的《海船船員適任考試、評估和發證規則》的規定，相關定義如下：
（1）船長，是指依法取得船長任職資格，負責管理和指揮船舶的人員；
（2）大副係指級別僅次於船長，並且在船長不能工作時替代船長指揮船舶的甲板部高級船員；
（3）輪機長是指主管船舶機械推進以及機械和電氣裝置的操作和維護的輪機部高級船員；
（4）大管輪是指級別僅次於輪機長，並且在輪機長不能工作時替代輪機長負責船舶機械推進以及機械和電氣裝置的操作和維護的輪機部高級船員；
（5）高級船員是指大副、二副、三副、輪機長、大管輪、二管輪、三管輪、GMDSS一級無線電電子員、GMDSS二級無線電電子員和GMDSS通用操作員的統稱。
（二）船員職務資格許可的條件
根據《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》的規定，船長、高級船員或普通船員的證書，應簽發給主管機關滿意地認為在服務、年齡、健康狀況、培訓、資格和考試各方麵都符合要求的證書申請人。公約對申請不同類別、航區、等級和職務的適任證書提出了相應的要求。條例對申請船員適任證書的條件規定采納了公約的規定，主要有以下五個方麵的內容。
1.已經取得船員服務簿
2.符合船員任職崗位健康要求
海員的健康狀況是海上安全值班，抵抗海上惡劣環境，適應船上緊張工作，應付突發和危險局麵，保障海上人命財產安全和保護海洋環境的基本保障。《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》要求，各締約國均應製定海員健康標準，特別是有關視力和聽力的標準。證書申請人應提交能夠證明其符合該締約國製定的健康標準，特別是關於視力和聽力的標準，並持有該締約國認可的完全合格的開業醫生簽發的證明其健康的有效文書。我國船員健康標準由國務院交通主管部門製定，交通部依照國際公約的要求於1993年頒布了交通行業標準《海船船員體檢要求》，該標準同時適合於海船船員和內河船員。
3.經過船員適任培訓
船員適任培訓是船員在取得適任證書前接受的旨在提高船員適應擬任崗位所需的專業技術知識和專業技能的教育或培訓。
（1）適任證書考前培訓。包括船長、駕駛員考前培訓；輪機長、輪機員考前培訓；船舶無線電人員考前培訓；組成值班的水手、機工適任培訓等。
（2）船員專業培訓。包括熟悉和基本安全培訓；精通救生艇筏和救助艇培訓；船舶高級消防培訓；精通急救和船上醫護培訓；雷達操作和模擬器培訓；船舶操縱模擬器培訓；船舶輪機模擬器培訓等。
（3）特定類型船舶船員特殊培訓。包括散裝**貨船船員特殊培訓；客船及滾裝客船船員特殊培訓；大型船舶操縱特殊培訓；高速船船員特殊培訓；船舶裝載散裝固體或包裝危險和有害物質作業特殊培訓等。
（4）精通業務和知識更新培訓。即申請適任證書再有效和申請船員特殊培訓合格證再有效的船員為保持其適任能力而進行的培訓。
（5）船上培訓。即初次申請船長、三副、輪機長和三管輪者，為達到規定的適任標準，在船上有資格的人員指導下完成的技能訓練。
4.具備相應的船員任職資曆，並且任職表現和安全記錄良好
船員職業是一種操作性和實踐性非常強的職業。尤其是船長和高級船員，不但要具備豐富的專業知識和較高的專業技能，還必須具有豐富的船上工作經曆，以便於能夠處理船舶在航行和停泊期間可能發生的各種各樣的應急事故。國際航運界普遍認識到船員的船上工作經曆對船員適任能力的影響是巨大的，因此《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》中要求適任證書申請人必須具備申請證書所要求的船上服務資曆，並且任職表現和安全記錄良好。《海船船員適任考試、評估和發證規則》和《內河船舶船員考試、評估和發證規則》對海船船員和內河船員申請各類別、等級、職務的適任證書者，最近5年內船上相應的任職時間作出了相應的要求，並且要求任職表現和安全記錄良好。對任職表現和安全記錄不良者也作出了相應的處理措施。
5.通過國家海事管理機構組織的船員任職資格考試
船員任職資格考試包括適任考試和適任評估兩個方麵的內容。適任考試是指采用書麵或電子形式對船員進行理論知識、概念、原理等內容的考察，以考核船員的專業知識水平和應用能力。適任評估是指以綜合運用能力和實際操作能力為主要目標，通過相應設備或模擬器操作、聽力測驗、口試、船上培訓以及船上資曆和業績考核等，對船員進行的技能考核。海事管理機構通過對船員的適任考試和適任評估，判定船員是否達到相應的適任標準。
（三）申請適任證書的程序
1.申請
適任證書的頒發也是一種依申請的行政行為，同樣要經過申請、受理並審核及許可證頒發這幾個程序。申請船員適任證書，應當向海事管理機構提出書麵申請，並附送符合下列證明材料：
（1）海船船員適任證書申請表；
（2）船員服務簿；
（3）海船船員健康證書；
（4）身份證件；
（5）符合海事管理機構要求的照片；
（6）崗位適任培訓證明或者航海教育畢業證書；
（7）船上見習記錄簿；
（8）現持有的適任證書；
（9）專業技能適任培訓合格證；
（10）適任考試的合格證明。
船員所在單位和船員本人應對所提交申請材料的真實性負責。這是依申請行政行為的要求。
2.受理
海事管理機構收到船員適任證書申請後，應盡快對船員提交的申請材料作出初步處理。申請材料不齊全或者不符合法定形式的，應當當場或者在5日內一次性告知申請人需要補正的全部內容，逾期不告知的，自收到申請材料之日起即為受理。
海事管理機構應當按照有關法律、法規和規章規定，將有關船員適任證書簽發的事項、依據、條件、程序、期限以及需要提交的全部材料的目錄和申請書的示範文本等在辦公場所公示。
3.審核與批準
海事管理機構應盡快對申請人提交的材料進行審核。海事管理機構對船員適任證書的申請實行初審、複審和審批三級審核製度，自受理申請之日起20個工作日內完成三級審核。申請材料齊全，符合規定的，應當自受理申請之日起20個工作日內簽發船員適任證書；經審核不符合本條例規定的，退回申請材料並說明理由。
海事管理機構應根據《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》規定，建立質量管理體係，對證書受理、審核、審批、製作和發放的全過程進行質量控製，確保證書的合格性與有效性頒發。海事管理機構頒發《船員適任證書》，應當注明船員適任的航區（線）、船舶類別和等級、職務以及有效期限等事項。
船員適任證書的有效期不得超過5年。
4.海船船員適任證書的類別、等級和適用範圍
適任證書分為甲、乙、丙、丁類四種。
（1）甲類適任證書適用於：
[1]無限航區3000總噸及以上船舶的船長、大副、二副和三副；
[2]無限航區主推進動力裝置3000千瓦及以上船舶的輪機長、大管輪、二管輪和三管輪，“無限航區”是指海上任何通航水域，其中包括世界各國的開放港口和國際通航運河及河流；
[3]GMDSS一級無線電電子員；
[4]GMDSS二級無線電電子員；
[5]GMDSS通用操作員。
（2）乙類適任證書適用於：
[1]近洋航區3000總噸及以上船舶的船長、大副、二副和三副；
[2]近洋航區500至3000總噸船舶的船長、大副、二副和三副；
[3]近洋航區主推進動力裝置3000千瓦及以上船舶的輪機長、大管輪、二管輪和三管輪；
[4]近洋航區主推進動力裝置750～3000千瓦船舶的輪機長、大管輪、二管輪和三管輪，“近洋航區”是指北緯55°至北回歸線之間與東經142°以西的太平洋水域以及北回歸線至赤道之間與東經99°以東、東經130°以西所包括的太平洋水域；
[5]無限航區500總噸及以上船舶的值班水手；
[6]無限航區主推進動力裝置750千瓦及以上船舶的值班機工。
（3）丙類適任證書適用於：
[1]沿海航區3000總噸及以上船舶的船長、大副、二副和三副；
[2]沿海航區500～3000總噸船舶的船長、大副、二副和三副；
[3]沿海航區主推進動力裝置3000千瓦及以上船舶的輪機長、大管輪、二管輪和三管輪；
[4]沿海航區主推進動力裝置750～3000千瓦船舶的輪機長、大管輪、二管輪和三管輪；
[5]GMDSS限用操作員；
[6]沿海航區500總噸及以上船舶的值班水手；
[7]沿海航區主推進動力裝置750千瓦及以上船舶的值班機工。
“沿海航區”是指包括中國的近岸航區、黃海、東海、南海和中國各沿海港口的水域。
（4）丁類適任證書適用於：
[1]近岸航區未滿500總噸船舶的船長、大副、二副和三副；
[2]近岸航區主推進動力裝置未滿750千瓦船舶的輪機長、大管輪、二管輪和三管輪；
[3]近岸航區未滿500總噸船舶的值班水手；
[4]近岸航區主推進動力裝置未滿750千瓦船舶的值班機工。
“近岸航區”是指距中國海岸不超過50海裏或按習慣航線航行在中國沿海各港口間的通航水域。
在拖輪上任職的船長和甲板部船員所持適任證書等級與該拖輪的主推進動力裝置功率的等級相一致。
5.內河船員適任證書的類別、等級和適用範圍：
內河船員適任證書根據適用的船舶噸位或者主機功率分為5個等級。
（1）船舶等級按船舶總噸或者主推進動力裝置總功率劃分:
[1]一等船舶：1600總噸以上或者1500千瓦以上；
[2]二等船舶：600總噸以上至1600總噸以下或者441千瓦以上至1500千瓦以下；
[3]三等船舶：200總噸以上至600總噸以下或者147千瓦以上至441千瓦以下；
[4]四等船舶：50總噸以上至200總噸以下或者147千瓦以下；
[5]五等船舶：50總噸以下。
船長和駕駛部船員所任職的船舶等級按船舶總噸位劃分，輪機部船員所任職的船舶等級按船舶主推進動力裝置總功率劃分，但拖輪船長和駕駛部船員所適用船舶等級按船舶主推進動力裝置總功率劃分。
（2）適任職務按船舶等級設置:
[1]一、二等船舶設船長、大副、二副、三副；輪機長、大管輪、二管輪、三管輪；
[2]三、四等船舶設船長、駕駛員、輪機長、輪機員；
[3]五等船舶設駕機員。
一般情況下，適任證書有效期為5年，有效期截止日期不超過持證人65周歲生日。適任證書持有者應在證書有效期的最後12個月內，向海事管理機構申請證書再有效。申請適任證書再有效者，應完成國家海事管理機構規定的知識更新培訓，並在最近5年內具有不少於12個月與其適任證書所載適用範圍相應的船上服務資曆，且安全記錄良好。在最近5年內具有不少於12個月與其適任證書所載適用範圍相應的船上服務資曆，但安全記錄不良，或在最近5年內不具有與其適任證書所載適用範圍、相應的船上服務資曆或證書失效者，應當參加並通過一定的抽查科目考試，具體的抽查考試科目由交通主管部門製定。申請適任證書再有效者應向海事管理機構提交專業技能適任培訓合格證以外的材料。
6.適任證書的承認
海運業的全球性使得船員的勞動力市場具有國際性的特點，即船員的勞動技能標準是全球統一的，這就為船員到非本國籍船舶上進行勞動提供了可能。中國是勞動力大國，所以，在勞動政策上是鼓勵船員到外籍船舶上就業，原則上不接受外籍船員到本國籍船舶上就業，如《船舶登記條例》第七條規定，中國籍船舶上的船員應當由中國公民擔任；確需雇用外國籍船員的，應當報國務院交通主管部門批準。但由於近年來中國經濟發展水平的提高，中國的法律開始允許公司有條件地雇用外籍船員。如該條例第十三條規定：“中國籍船舶的船長和高級船員應當由中國籍船員擔任；確需外國籍船員擔任高級船員的，應當報國家海事管理機構批準。”該條僅規定中國籍船舶上的船長和高級船員應由中國籍船員擔任，而對外國籍船員到中國籍船舶上擔任普通船員沒有限製，如因工作的特殊需要，外國籍船員可以有條件的到中國籍船舶上擔任高級船員，由船公司向海事管理機構提交申請，海事管理機構報國家海事管理機構批準。但船長必須由中國公民擔任。
上述規定說明，外國籍船員到中國籍船舶上擔任高級船員的必須申請批準，審批條件是：
（1）持有中國政府承認的、由《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》締約國簽發的相應的船員任職資格證書；
（2）符合《1978年海員培訓、發證和值班標準國際公約》和交通部有關船員適任資格和培訓的要求；
（3）經體檢符合交通部公布的船員體檢標準；
（4）具備相應的專業學曆或者按照交通部的規定經過相應的適任培訓；
（5）服務資曆、適任表現和安全記錄符合交通部的規定；
（6）船員用人單位有明確的需求和必要的理由；
（7）符合交通部關於在中國籍船舶上任用外國籍船員的規定。
凡具備上述條件的外國籍高級船員，由擬使用外國籍船員的航運單位將相應的證明材料報國家海事管理機構，經國家海事管理機構審核批準，簽發中華人民共和國船員適任證書或證書認可簽證後，方可到中國籍船舶上擔任相應的職務。
證書認可簽證是指海事主管機關對將在中國船舶上任職的外國籍船員持有的《1978年船員培訓、發證和值班標準公約》締約國簽發的外國適任證書，簽發的承認該證書的有效行為。
依據2012年的《海船船員適任考試和發證規則》第三十七條的規定，申請承認簽證，申請人應向海事管理機構提交下列材料：
（1）所屬締約國簽發的適任證書原件；
（2）表明申請者符合STCW公約和所屬締約國有關船員管理規定的證明文件；
（3）申請人的海船船員身份證件。
海事管理機構應對提交的材料進行審核，報經主管機關核準後，在受理申請之日起10個工作日內，對符合本章規定的申請人簽發承認簽證。不符合本章規定的，不予簽發承認簽證，並書麵告知理由。
如果申請此種簽證的海員所持的適任證書是管理級，則申請人按主管機關的規定參加相應的培訓，以具備與允許其執行的職能或職務有關的海事法規知識。
7.特免證明
（1）特免證明的定義和有效期。
為保證船舶的航行安全，船員必須持有適任證書，方可擔任船上的職務。但在遇有特定事故等，特定職務的船員缺員時，法律允許下一級職務的船員接任上一級船員的職務。如我國《海商法》第四十條規定，船長在航行中死亡或者因故不能執行職務時，應當由駕駛員中職務最高的人代理船長職務。《海船船員適任考試、評估和發證規則》第六十六條也規定，中國籍船舶在國外港口遇有在職船員死亡或其他持證船員因故不能履行其職務的其他特殊情況而需要補充職位時，船員所服務的公司可向海事管理機構申請辦理特免證明。從這一規定可以看出，特免證明就是海事主管機關在遇有特殊情況下，簽發的允許持有低級別職務證書的船員擔任高級別職務的證明。
受理申請的海事管理機構應當在受理之日起3個工作日內核實有關情況並報主管機關批準，符合本章規定條件的，可為該船舶上的高級船員簽發為期不超過6個月的特免證明。但隻有在不可抗力的情況下方能簽發船長或輪機長特免證明，且船長或輪機長特免證明的有效期不得超過3個月。在任何情況下不得簽發無線電人員適任證書的特免證明。海事管理機構對不符合本章規定條件的，不予簽發特免證明，並應當在受理申請之日起3個工作日內告知不予簽發的決定及理由。一艘船舶上同時持特免證明的船長和高級船員總數不得超過3名。當事船舶抵達中國第一個港口後，特免證明自動失效。失效的特免證明由船員所服務的公司負責收回並送交海事管理機構。
（2）特免證明的申請條件。
申請駕駛員和輪機員特免證明者，應符合下列條件：
第一，申請船長、輪機長特免證明的，應當持有大副或者大管輪適任證書並在自申請之日起前5年內，具有不少於12個月的不低於其適任證書所記載船舶、航區、職務的任職資曆，任職表現和安全記錄良好，且船長、輪機長不能履行職務的情況是因不可抗力原因造成；
第二，申請大副、大管輪特免證明的，應當持有二副、二管輪適任證書，並在自申請之日起前5年內，具有不少於12個月的不低於其適任證書所記載船舶、航區、職務的任職資曆，且任職表現和安全記錄良好；
第三，申請二副、二管輪特免證明的，應當持有三副、三管輪適任證書，並在自申請之日起前5年內，具有不少於12個月的不低於其適任證書所記載船舶、航區、職務的任職資曆，且任職表現和安全記錄良好；
第四，申請三副、三管輪特免證明的，應當持有高級值班水手、值班水手或者高級值班機工、值班機工適任證書，並在自申請之日起前5年內，具有不少於12個月的不低於其適任證書所記載船舶、航區、職務的任職資曆，任職表現和安全記錄良好。
8.適任證書的監督管理
每個適任證書的持證人在船上任職期間，其適任證書的原件應保留在船上，並接受主管機關的監督檢查。船員從事或者參與偽造、變造、出售、轉讓船員適任證書謀取非法利益，有違法所得的，海事管理機構對該船員處以不超過違法所得3倍的罰款，但最高不得超過3萬元，沒有違法所得的，可處以不超過1萬元的罰款。
任何人不得以任何理由和方式偽造、變造、塗改、買賣、租借、轉讓、冒用適任證書。如有上述行為，海事管理機構可吊銷證書，並處以罰款。如果適任證書的持證人受到刑事處分或違反國家有關法規受到其他處分，海事管理機構可扣留或吊銷其適任證書。除海事管理機構外，任何單位不得以任何理由扣留或吊銷適任證書。被海事管理機構宣布作廢、扣留、吊銷的適任證書，持證人或其所在的公司應在規定的時間內交還海事管理機構。
被吊銷適任證書的海員，自被吊銷之日起一年後，可按《海船船員考試、評估和發證規則》規定的程序和要求向原簽發機關申請較低航區、等級或職務的適任證書。海事管理機構可根據申請情況采取以下措施簽發較低航區、等級或職務的適任證書：①參加培訓；②通過一定評估項目的評估；③通過一定考試科目的考試。
持有另一締約國簽發的承認《中華人民共和國海船船員適任證書》的簽證在外國籍船上工作的中國籍船員，必須同時持有《中華人民共和國海船船員適任證書》。
未經主管機關批準，任何境外機構和人員不得在中華人民共和國境內設立辦理或授權辦理簽發STCW78/95公約涉及的各種證書機構。
（1）適任證書的補發與換發和驗證。
職務適任證書在其有效期內，如有毀損或遺失，經船員服務單位審查屬實並出具證明，可向原考試發證機關申請補發。
持有《職務適任證書》的船員，應在其證書有效期滿前的12個月內，向船員考試發證機關申請換證。符合下列條件並經考試發證機關審查合格的船員，可換發與原等級、職務相同的職務適任證書：
[1]在職務適任證書所載等級的船舶上實際擔任所載職務或低一級職務滿12個月；
[2]填具《船員職務適任證書申請表》並附4張近期2寸證件照片，遞交《船員體格檢查表》，交驗船員服務簿和有關證明文件。
在下述情況下的船員，報考主管機關指定的考試科目合格後，換發與原等級、職務相同的職務適任證書：
[1]實際脫離水上服務超過60個月，但在不低於其職務適任證書所載等級的船舶見習滿12個月；
[2]在職務適任證書有效期內擔任所載等級、職務或低一級職務不足12個月，但滿6個月。
領證人在領取新證書時，應將持證人原證書交考試發證機關打孔注銷（圓孔直徑為5mm，打在證書的左上角），注銷證書交持證人留存。因填寫錯誤或其他原因損壞的未簽發的證書，由考試發證機關作好登記並保存。
年齡在60周歲以上的男性船員或55周歲以上的女性船員，如仍需在船上任職，應在年滿60周歲（男性）或55周歲（女性）前一個月內申請辦理驗證手續，然後在每滿兩整年的前一個月內申辦一次驗證。驗證合格的條件是體格檢查合格、服務單位出具證明並能夠簽署意見、持證人任職情況良好。
對被吊銷證書的船員，考試發證機關根據具體情況，在確認該船員技術水平的情況下，直接簽發與原職務適任證書等級相同、職務低一級的證書，並在“簽發機關簽注（三）”欄注明，其有效期與原證書相同。否則，被吊銷職務適任證書的船員，隻能在自吊銷之日起24個月後才有資格按《內河船員考試和發證規則》的相應規定申請與原職務適任證書等級、職務相同的船員考試。
（2）海船船員內河航線行駛資格證明。
海船船長、駕駛員經申請內河航線考試，並在筆試和所申請航線的實際操作考試成績合格後，由考試發證機關發給《海船船員內河航線行駛資格證明》。持此證明的船長、駕駛員可駕駛海船在證書注明的內河航線上行駛。
海船船員內河航線行駛資格證明的有效期為5年。持證船員應在證明有效期滿前，持船員服務簿和所在單位出具的內河航線行駛資曆證明，到原考試發證機關辦理換證手續。持證船員連續24個月沒有在證明所載航線上航行的，其證明即無效。
海船船員內河航線行駛資格證明的編號由一個大寫英文字母和7位阿拉伯數字組成。前兩位數字為省代號，第3、4位數字為考試發證機關代號，後3位數字為證明序號。
四、海員證的管理
（一）海員證的概念和適用範圍
各國法律大都規定外國公民及本國公民進出本國國境時，均須持有有效的身份證，一般情況下，這種有效身份證件即為護照。國際航行船舶上的船員由於其經常性地進出國外港口，因此，他們必須持有正當身份證件，而由於其職業的長期性、進出國境的經常性、不定期性，以及訪問國外港口的隨意性等多方麵的原因，就使得這些國際航行船舶上的海員應持有一種更為方便有效的身份證件，這就是通常所說的海員證。
一方麵，世界各海運國家為加強對本國船員的管理和適應國際形勢的需要，大都指定主管機關對船員的身份進行檢查，對符合要求的船員核發身份證件，準予從事海上航行和在船上從事適當的工作。另一方麵，各國的港口主管機關在對進出本國港口的外國籍船舶實施監督管理時，一項很重要的任務就是檢查船員的身份證件，如果發現有人未持有效的身份證件，就可能被視為偷渡，將按照國內法進行處理。在正常的航海活動中，海員證被認為是具有護照性質的正式文件，在一般情況下，持有海員證的船員，可在世界各港口之間通行。
我國人民代表大會常委會於1985年通過的《中華人民共和國公民出入境管理法》第七條規定：“海員因執行任務出境，由海事管理機構或海事管理機構授權的海事管理機構辦理出境證件。”這裏所指的“出境證件”即指海員證。
海員證的名稱在各國有所不同，在希臘、荷蘭、比利時、瑞典、泰國、羅馬尼亞、德國、紮伊爾等國稱為“海員證”；日本則簽發“船員手冊”；挪威、丹麥為“海員身份證”；芬蘭、保加利亞稱為“海員護照”；巴西、阿根廷簽發“海員登記證”；法國為“海員職業證書”；而美國則稱為“商船船員證”。海員證的英文名稱可為：Seaman`s Book; Seaman Book; Seaman`s Certificate; Seafarer`s Certificate; Seafarer`s Identity Certificate。我國航行國際航線的船員必須持有中華人民共和國海員證。《海商法》規定從事國際航行的中國籍船員，必須持有中華人民共和國海事管理機構頒發的海員證和有關證書。為了加強對海員證的管理，我國交通部、外交部、公安部根據《中華人民共和國公民出境入境管理法》的有關規定於1989年頒發實施了《海員證管理辦法》，該辦法對我國海員證的簽發、使用和管理作出了一係列的規定。此後，中華人民共和國海事管理又簽發了《關於規範海員出境證件管理工作的規定》、《關於簡化海員出境手續有關問題的通知》等規章和文件。《中華人民共和國護照法》也規定，公民以海員身份出入國境和在國外船舶上從事工作的，應當向交通部委托的海事管理機構申請中華人民共和國海員證。《船員條例》第十六條又重申，以海員身份出入國境和在國外船舶上從事工作的中國籍船員，應當向海事管理機構申請中華人民共和國海員證。國際勞工組織108號公約《海員國籍證書公約》第二條和第三條也規定，公約生效的各會員國可以向在其領土上登記的船舶上工作的或在其領土上的職業介紹所登記的並申請此證的任何其他海員頒發海員身份證。海員身份證書應一直由海員持有。《2003年海員身份證件公約》第六條也規定，就上岸休假而言，不應要求海員持有簽證，在沒有理由懷疑海員身份證的真實性的情況下，隻要船舶抵達手續已經完成，且主管當局沒有移民、衛生等方麵的理由拒絕船員上岸的情況下，就應該允許持證的船員入境。
根據上述的法律規定，海員證是中國籍船員在境外執行任務時表明其中華人民共和國公民身份的證件。因此，海員證的適用範圍是在航行國際航線上的中國籍船舶上工作的中國船員，其中船舶包括運輸船、工程船、海洋科研船、從事遠洋捕撈及需要停靠外國港口的漁船等，這裏的海員也包括一些經交通部批準的需持海員證在船上臨時工作的其他人員、由國內有關部門派往外國籍船舶上工作的中國海員。總之，凡出境在船上從事工作並編入船員名單的中華人民共和國公民，均應依法持有海員證。
（二）海員證的作用
中華人民共和國海員證是中國籍船員在境外履行船員職務、臨時上岸休假、轉船、過境上船、遣返時，表明其中華人民共和國公民身份的證件。
持有中華人民共和國海員證的船員，在其他國家、地區享有按照當地法律、有關國際公約以及中華人民共和國政府與有關國家簽訂的海運或者航運協定規定的權利和通行便利。
當船舶在國外港口時，隻要船舶抵達手續已經完成，乘坐服務船舶上的持有海員證的船員無需簽證可以出於以下目的而申請入境：臨時上岸休假、回到船上、轉到另一艘船上、過境到另一國上船、遣返等。港口國主管當局在沒有影響公共衛生、公共安全、公共秩序或國家安全方麵理由的情況下，應允許入境。
（三）海員證的申請條件
1.基本條件
根據《船員條例》第十五條的規定申請海員證的船員應符合下列條件：
（1）必須是中華人民共和國公民，應持有能證明其中國國籍的證件或證明文件；
（2）已依法注冊為國際航行船舶的船員，取得船員服務簿和相應的任職資格證書，或者有確定的船員出境任務；
（3）沒有《中華人民共和國公民出境入境管理法》規定的禁止公民出境的情形。
2.職業技術要求
申請海員證的普通船員應符合下列職業技術要求：
（1）擔任水手或機工應滿足的要求是：[1]具有在國內航線船舶擔任水手、機工不少於12個月的服務資曆；[2]完成海事管理機構規定的不少於6個月的海員職業培訓並取得其簽發或簽證的培訓合格證；[3]具有海事管理機構認可的航海類院校相應專業的資曆。
（2）參加航行值班和輪機值班的普通船員應持有海事管理機構簽發的國際航行船舶值班適任證書或簽證。
（3）擔任服務員或船上其他普通職務者，應持有認可的崗位培訓證書並具有6個月以上相應崗位的服務資曆，或畢業於相應的專業院校。
（4）漁船普通船員應具有不少於6個月的漁船服務資曆；或者完成不少於3個月（漁工不少於1個月）相應的“漁業船員專業培訓”，並取得海事管理機構或漁港監督簽發或簽證的培訓合格證；或畢業於漁業院校的相應專業。
申請海員證的高級船員應符合的職業技術要求：
（1）持有海事管理機構頒發的相應船舶、等級、航區、職務的《中華人民共和國海船船員適任證書》；
（2）漁船高級船員應持有漁港監督簽發的相應職務證書；
（3）船上非駕駛、輪機部門的高級船員不適用上述兩項要求，但應具有相應的知識和經曆。
3.附加要求
在特殊船舶（如油船、液化氣船、散裝化學品船、滾裝客船、高速船等）的甲板部、輪機部服務的高級和普通船員，應按規定持有海事管理機構頒發的相應的《特殊培訓合格證》。
4.外派船員申請海員證的要求
申請海員證的外派船員，應符合申請海員證船員基本要求的全部要求：
（1）申辦單位為外派船員初次或再次申請海員證時，除應符合相應要求外，還應向辦理海員證的海事管理機構提交外派船員勞務合同的副本和簽約單位的經營許可證副本；
（2）外派船員勞務合同應由簽約單位的法定代表人或其正式授權者簽署。如係後者，外派船員勞務合同應附授權書；
（3）外派勞務合同應符合我國有關法律、法規的規定，並符合海運業的專業要求。在境外簽訂的此類合同應符合我國締結或加入的有關國際公約的規定和國際航運界公認的習慣。臨時隨船工作人員申請海員證，如果確需隨船工作的非職業船員申請辦理海員證，應由其所在單位的上級主管部門向交通部主管部門遞交申請報告。申請報告應說明上船的具體任務、船名及船舶所屬單位、航行區域、執行任務的起止日期等，並附申辦海員證人員名單，經交通部批準，可以辦理有效期不超過18個月的短期海員證。
5.申請辦理海員證的手續
根據《船員條例》及《海員證管理辦法》的規定，不同階段申請辦理海員證的手續有所不同，船員初次申請辦理海員證應向海事管理機構提交如下資料：
（1）辦理船員證件工作單位；
（2）有效身份證件及其影印件；
（3）按規定填具的海員證申請表；
（4）辦理海員證批件；
（5）政審批件或公安機關出具的無法律、行政法規規定的禁止公民出境情形的證明；
（6）《船員服務簿》或《漁業船員服務簿》及其影印件；
（7）表明船員具有擔任其擬任職務資格的證書或證明文件及其影印件；
（8）合法有效的勞動合同或管理協議及其影印件；
（9）申請人近期（12個月以內）免冠正麵半身頭像白底彩色證件照片（必要時提供規定規格的數碼照片）；
（10）船員體檢表及其影印件（僅限於初次申請）。
再次辦理海員證的單位可免予提交第（2）、（6）、（10）項所要求的材料。航行於港澳航線的船員需提交其加蓋“適用港澳航線”簽證章的適任證書。
6.申請補發海員證的手續
持證人確實遺失或損壞海員證的，可由原申辦單位向原簽發機關申請補發，申請補發應履行如下手續：
（1）持證人應書麵向海事管理機構提交申請補發海員證的請求並陳述理由；
（2）原申辦單位應書麵向海事管理機構提交申請補發海員證的報告，該報告中應確認海員證遺失的情況；損壞海員證的，申辦單位還應向海事管理機構交回被損的海員證；
（3）海事管理機構收到上述請求補發海員證的報告後，應向當地邊防檢查機關和有關海事管理機構發出海員證作廢的通報，並抄報海事管理機構和公安部邊防局；
（4）作廢通報發出60天後，海事管理機構方可為其補發海員證，並按規定給予相應的處罰；
（5）對於遺失海員證又確因航運生產需要急需補發的，申辦單位必須以書麵提出充分理由，並由其法定代表人簽字，表明願意承擔可能因此造成的不良後果的責任，經主管海事局批準，可視實際需要給予提前辦理；
（6）特殊情況下，申辦單位可向當時就近的、有權簽發海員證的海事管理機構申請補發海員證。補發海員證的海事局應向原簽發海員證的海事管理機構核實有關情況後，方可予以補發。
海員如果在國外遺失海員證，應由所在船船長持書麵報告，向中國駐外國的外交代表機關、領事機關或者外交部授權的其他駐外機關申請補發海員證。所補發的海員證的有效期，以返回國內所需的時間來確定，但最長不得超過6個月，海員進入中國國境後，在國外補發的海員證立即作廢。辦理補發海員證的機關還應及時將補發的海員證的編號、有效期和海員姓名通告中華人民共和國海事管理機構。
船長在為海員申請補發海員證的同時，應將海員證遺失的情況電告海員所在單位或派出單位，由所在單位或派出單位將船舶名稱、船員姓名、海員證號碼報告原頒發機關和公安部邊防局，原頒發機關應立即宣布該遺失海員證作廢。
（四）海員證的簽發
海事管理機構應當自受理申請之日起7日內作出批準或者不予批準的決定。予以批準的，發給中華人民共和國海員證；不予批準的，應當書麵通知申請人並說明理由。
長期海員證的有效期限是5年，中期海員證的有效期為2年和3年兩種，短期海員證的有效期為18個月、12個月、6個月和3個月四種。全部經營國際航線船舶（不含港澳航線）的國有大型海運企業，經海事管理機構批準，可申請辦理長期海員證；經營國際航線（含港澳航線）的海運企業、所屬或管理持有海員證的職業船員總數達到300人或以上的單位以及合同（包括外派船員勞務合同）確定船員出境執行任務達2年或以上的單位，經海事局批準，可申請辦理中期海員證；船員出境執行任務，或航海類院校海上專業畢業生上國際航線船舶培訓或見習，時間超過1年但少於2年以上的，可申請辦理有效期不超過兩年的海員證；其他上國際航線船舶上工作、實習或培訓的人員，包括交通部批準的臨時隨船工作人員，可根據任務需要申請辦理不超過18個月有效期的海員證；年滿60周歲者，隻能申請辦理有效期不超過18個月的海員證，並且有效期不得超過其年滿65周歲之日；補發海員證的有效期不得超過原海員證有效期的截止日期，短期海員證不予補發。
有效期為2年、3年、5年的海員證如在境外到期，持證人可憑所在船舶船長出具的證明，向就近的我國駐外使、領館申請海員證有效期的延期，所延期限最長不得超過3個月。每本海員證隻允許辦理一次有效期的延期。
持有海員證的船員更換服務單位，應有原勞動或人事關係所在單位或派出單位在辦理其離職手續時收回海員證並在3個月內送交簽發海員證的海事局。所有到期的、或被海事管理機構宣布為注銷或作廢的海員證，申辦單位負責收回並在3個月內送交簽發海員證的海事管理機構。
（五）海員證的使用
《海員證管理辦法》第三章、第四章對海員證的正確使用及使用不符合規定所應承擔的責任作了具體的規定。
（1）海員證必須保持整潔，不得塗改或書寫其他內容。對於遺失或損壞海員證的海員，頒發機關可視情節處以人民幣100元以下的罰款。
（2）中國海員持海員證出入中國國境，無需辦理簽證；如果海員持海員證乘坐服務船舶以外的其他交通工具出境，必須在出境前辦妥前往國家和地區的入境過境簽證。如前往國家和地區不需辦理簽證，應由海員所屬單位或派出單位向邊防檢查機關出具證明。證明內容應包括海員姓名、證件號碼，前往國家和地區，海員證及其簽證或證明經邊防檢查站查驗後，可對持證人員放行。
（3）海員證僅限持證人在為其辦理海員證的單位工作時使用，海員在脫離原所在單位或派出單位時，應將海員證交回，由所在單位或派出單位送交原頒發機關注銷。如果海員脫離原工作單位時不按規定交回海員證，頒證機關有權處以人民幣500～3000元的罰款。
（4）申請辦理海員證的單位應對所申請辦理的海員證負責，有權向脫離本單位的海員收回為其辦理的海員證，必要時，還可申請原頒發機關吊銷該海員證或宣布該海員證作廢。
（5）如果發現有偽造、塗改或轉讓海員證的，頒證機關應吊銷該海員證，同時邊防檢查機關和頒發機關有權處以人民幣3000～10000元的罰款，對於情節嚴重，已經構成犯罪的將由司法機關追究刑事責任。