三、控製工作的職能

管理的控製職能，是對組織內部的管理活動及其效果進行衡量和校正，以確保組織的目標以及為此而擬定的計劃得以實現。控製職能是每一位負責執行計劃的主管人員的主要職責，尤其是直線主管人員的主要職責。與管理的其他主要職能一樣，控製職能也有其原理和方法，正確地和因地製宜地運用這些原理和方法，是使控製工作更加有效的重要保證。

自從諾伯特。維納（NobertWiener）創立控製論（Cvbernetics）以來，控製論的概念、理論和方法，被許多學科廣泛吸收，用來豐富自己的理論和方法體係，管理學就是其中之一。從某種意義上說，“控製論”之於管理恰似青出於藍。

用控製論的概念和方法分析管理控製過程，更便於揭示和描述其內在的機理。這也就是為什麽我們要從控製論的角度引入管理控製職能的基本概念和管理控製過程基本模式的原因。

□控製工作職能與計劃工作職能的聯係要理解控製工作職能的含義，必須把它放在與計劃工作職能的聯係中加以說明。控製工作職能意指按計劃標準來衡量所取得的成果並糾正所發生的偏差，以保證計劃目標的實現。如果說管理的計劃工作是謀求一致、完整而又彼此銜接的計劃方案，那麽管理控製工作則是務使一切管理活動都按計劃進行。

計劃和控製是一個問題的兩個方麵。主管人員首先製定計劃，然後計劃又成為用以評定行動及其效果是否符合需要達到的標準。計劃越明確、全麵和完整，控製的效果也就越好。這個基本觀點在實際工作中有幾重意義：（1）一切有效的控製方法首先就是計劃方法，例如預算、政策、程序和規則，這些控製方法同時也是計劃方法或計劃本身。而我們後麵要闡述的“計劃評計劃評審法”則更是兼有二者的特征。

（2）如果不首先考慮計劃以及計劃的完善程度，就試圖去設計控製係統的話，那是不會有效果的。換句話說，之所以需要控製，就是因為要實現日標和計劃。控製到什麽程度、怎麽控製都取決於計劃的要求。

（3）控製職能使管理工作成為一個閉路係統，成為一種連續的過程。在多數情況下，控製工作既是一個管理過程的終結，又是一個新的管理過程的開始。

控製職能絕不是僅限於衡量計劃執行中出現的偏差，控製的目的在於通過采取糾正措施，把那些不符合要求的管理活動引回到正常的軌道上來，使管理係統穩步地實現預定目標。糾正的措施可能很簡單，例如批評某位負有責任的主管人員。

但是更多的情況下，糾正措施可能涉及到需要重新擬定目標、修訂計劃、改變組織機構、調整人員配備、並對指導或領導方式作出重大的改變等等。這實際上是開始了一個新的管理過程。從這個意義上說，控製工作不僅是實現計劃的保證，而且可以積極地影響計劃工作。

必須明確，控製職能是每一位主管人員的職責，尤其是直線主管人員的職責。

製定標準的工作可以由計劃人員來做；收集信息、分析偏差和造成偏差的原因的工作可以由財務人員、統計人員、銷售人員來完成，在裝備有計算機化的管理信息係統的組織內，這些工作甚至可以完全由機器來完成；但是采取糾正措施的職責，必須主要由直線主管人員來履行，因為他們掌握著直線職權，承擔著實現組織目標和計劃的主要責任。

要進一步說是管理控製工作職能的原理，就必須更深入地了解控製過程的作用機理。這就需要將管理係統作為一種控製論係統來看待，並借助控製論的概念和方法對其進行分析。

□控製論自從1948年諾伯特。維納發表了著名的《控製論一一關於在動物和機器中控製和通訊的科學》一書以來，控製論的思想和方法已經滲透到了幾乎所有的自然科學和社會科學領域。維納把控製論看作是一門研究機器、生命和社會中控製和通訊的一般規律的科學，更具體他說，是研究動態係統在變化的環境條件下如何保持平衡狀態或穩定狀態的科學。他特意創造了“Cvbernetics”這個英語新詞來命名這門科學。“控製論”一詞最初來源於希臘文，原意為“掌舵木”，就是掌舵的方法和技術的意思。在柏拉圖（古希臘哲學家）的著作中，經常用它來表示管理人的藝術。1834年，著名的法國物理學家安培寫了一篇論述科學哲理的文章，他在進行科學分類時，把管理國家的科學稱為“控製論”，他把希臘文譯成法文“Cyberne-tigue”。在這個意義下，“控製論”一詞被編入19世紀許多著名詞典中。維納發明“控製論”這個詞正是受了安培等人的啟發。

1.控製論的三個基本部分（1）信息論。主要是關於各種通路（包括機器、生物機體）中信息的加工、傳遞和貯存的統計理論。

（2）自動控製係統的理論。主要是反饋論，包括從功能的觀點對機器和生物體中（神經係統、內分泌及其他係統）的調節和控製的一般規律的研究。

（3）自動快速電子計算機的理論。即與人類思維過程相似的自動組織邏輯過程的理論。

2.“控製”的定義為了“改善”某個或某些受控對象的功能或發展，需要獲得並使用信息，以這種信息為基礎而選出的、加於該對象上的作用，就叫作控製。

由此可見，控製的基礎是信息，一切信息傳遞都是為了控製，而任何控製又都有賴於信息反饋來實現。信息反饋是控製論的一個極其重要的概念。通俗他說，信息反饋就是指由控製係統把信息輸送出去，又把其作用結果返送回來，並對信息的再輸出發生影響，起到控製的作用，以達到預定的目的。

□時滯時滯或時間延遲，是控製係統普遍存在的一種現象。從測量信息、傳遞信息、找出偏差、采取糾正措施到使係統恢複到預定狀態，這一過程中的每個環節都需要時間，這些時間加在一起就構成了係統的時滯。時滯對一個係統的控製影響是很大的，它可能造成係統輸出的劇烈波動和不穩定；由於不能及時采取糾正措施或由於糾正措施實際生效需要一定的時間，使得在這段時間內，係統的狀況可能繼續惡化。時滯的存在給實現理想中的實時控製造成了困難。

雖然電子數據采集和計算機化的管理信息係統的應用，使得收集實時信息在技術上成為可能，例如，超級市場和百貨公司所采用的電子收款機能夠立即將一筆銷售數據輸入到信息貯存裝置中心，從而能夠立即獲得有關銷售量、庫存量、銷售款、毛利額和其他方麵的數據；一個工廠經理也可能利用這樣的係統隨時報告生產進度、耗用工時總數、某項產品是否能夠準時生產出來等有關生產計劃的執行情況；但仍然不可能做到實時控製。因為對偏差原因的分析、糾偏方案的製定以及方案的執行等，都是一些需要時間的事。

管理控製係統的時滯說明，僅僅用係統輸出信息的反饋，並通過衡量這一輸出與預定目標之間的偏差作為控製手段是不夠的。要使控製有效，就必須采取一種麵向未來的控製方法。換句話說，隻有當主管人員能夠對於即將出現的偏差有所覺察並及早采取某些措施時，他們才能進行更有效的控製。