二、控製工作的目的和作用

在現代管理係統中，人、財、物等要素的組合關係是多種多樣的，時空變化和環境影響很大，內部運行和結構有時變化也很大，加上組織關係錯綜複雜，隨機因素很多，處在這樣一個十分複雜的係統中，要想實現既定的目標，執行為此而擬定的計劃，求得組織在競爭中的生存和發展，不進行控製工作是不可想象的。

在早期的管理活動中，往往是通過財務審計來進行控製工作的。那時的組織規模不大，涉及到的範圍較小，業務活動種類也比較簡單，所以進行財務審計的目的是防止有限的資金在使用過程中出現浪費或流失，並保障能獲得最大的收益。

隨著社會和科學技術的進步，組織的活動規模越來越大，活動內容也增加並日益複雜，因而控製工作的內容也越來越多，已不僅僅是財務審計所能概括得了的。

但盡管如此，財務審計仍不失為一種重要的控製方法。

在現代的管理活動中，無論采用哪種方法來進行控製工作，要達到的第一個目的（也就是控製工作的基本目的）是要“維持現狀”，即在變化著的內外環境中，通過控製工作，隨時將計劃的執行結果與標準進行比較，若發現有超過計劃容許範圍的偏差時，則及時采取必要的糾正措施，以使係統的活動趨於相對穩定，實現組織的既定目標。

控製工作要達到的第二個目的是要“打破現狀”。在某些情況下，變化的內、外部環境會對組織提出新的要求。主管人員對現狀不滿，要改革，要創新，要開拓新局麵。這時，就勢必要打破現狀，即修改已定的計劃，確定新的現實目標和管理控製標準，使之更先進、更合理。

在一個組織中，往往存在兩類問題：①經常產生的可迅速地、直接地影響組織日常經營活動的“急性問題”（Acuteprohlem）；②長期存在會影響組織素質的“慢性問題”（Chronicproblem）。解決急性問題，多是為了維持現狀。而要打破現狀，就須解決慢性問題。在各級組織中，大量存在的是慢性問題，但人們往往隻注意解決急性問題而忽視解決慢性問題。這是因為慢性問題是在長期的活動中逐漸形成的，產生的原因複雜多樣。人們對於其存在已經“習以為常”，以至適應了它的存在，不可能發現或者即使是已經發現了也不願意承認和解決由於慢性問題所帶來的對組織素質的影響。而急性問題是經常產生的，對多數人的工作和利益會產生顯而易見的影響，故容易被人們發現、承認和解決。因此，要使控製工作真正起作用，就要像醫生診治疾病那樣，重點解決慢性問題，打破現狀，求得螺旋形上升。

要打破現狀，解決慢性問題，是需要一定時間的。這段時間就叫做“管理突破過程”。例如，在企業管理中，要分析企業的產品質量，可以將產品的優等品率作為考核評價指標之一。

若一個企業要把產品的優等品率從原來的80％提高到95％，就需要有一個過程。如圖1.2所示。

盡管在平常控製工作的目的主要是前述兩個，但進行控製工作的最佳目的是防止問題的發生。這就要求管理人員的思想應當向前看，把控製係統建立在前饋而不是簡單的信息反饋的基礎上，在不應發生的偏離計劃的情況出現以前就能預測到並能及時采取措施來加以防止。