第四卷 方法要有實效 溝通有講究

手機電子書·(bookdown.com.cn) 更新時間:2007-11-18 11:52:29 本章字數:3758

8溝通有講究

如果沒有一個與員工良好的溝通渠道，企業就失去了發展的活力。

——比爾·蓋茨

比爾·蓋茨認為：如果企業與員工沒有建立起一個良好的溝通渠道，那麽這個企業的前途將讓人十分擔憂。

摩托羅拉之所以能發展到今天，是與注重企業文化的建設分不開。在某個時候會放棄一些業務，但他們從不放棄凝聚全球的員工，在溝通上做得非常好，令員工感到彼此之間像朋友。公司總裁每周都會發一封信給員工，把他這一周會見的客戶告訴我們，其中包括他這周帶孩子去釣魚這樣的事；信中還一再提出希望員工關心家庭等等。他把自身的經驗寫給員工，他不是以高高在上的口氣與員工對話，他也是一個普通的人。有些美國企業家創業後就不再幹活了，高爾文家族也可以這樣，但他們熱愛這個企業，他們希望作為全球性6V領導人去很好地推動工作。為了推動“肯定個人尊嚴”的活動，他們每季度都要問員工6個問題：

1．你覺得自己的工作有沒有意義?你的工作是否讓客戶滿意?

2．你在工作中是否了解成功的因素，包括自己的定位等?

3．有沒有得到培訓?

4．你有沒有職業發展目標?

5．上級或下級對你是否有反饋，你從中有沒有收獲?

6．工作環境中是否有其他的因素阻礙你的上升發展，如男女平等、宗教信仰等。

這6個問題可以體現出摩托羅拉內部強烈的溝通，而且這種溝通會讓你感到公司為員工做了很多，作為一個員工應該去回報，而不是說來打工，應該說這是生活的一部分。

比爾·蓋茨說：“很多雇員自願離職的原因並非激勵機製的不妥或個人發展的機會有限，大多數員工離開公司是因為另外一個原因：和老板不能保持滿意的關係。員工的職位如果得到了晉升，他們會很高興，但這種機會對他們來說並不多。員工留在公司時間的長短很大程度上取決於他和經理的關係好壞。員工不是離開公司，他們是離開原來的老板。一個靈活、有魅力、善於觀察與傾聽的經理具有良好的人際關係，可以吸引他的員工不願離去。”

對於一個公司內部而言，通暢的信息流動渠道也是促進溝通的積極因素之一。在獲取信息的有效方式上有多種選擇，工作報告、項目總結、團隊活動、專門的布告欄都能促進信息流通，信息從一個人傳遞到另一個人，從一個部門傳遞到另一個部門，其主旨是為了要求每個人強調投入一定的時間和精力以保證知道彼此在進行的工作。在信息傳遞過程中，要特別注意向相關邊緣的工作人員的信息傳達，通過彼此的解釋，達到真正的理解。

大部分的公司都進行了局域網的建設，先進的網絡資源為公司間的溝通提供了更為便利優越的條件。試想一下，你有一個好的想法，組織專門的討論會可能會非常繁瑣，要找到相關人員，還要定一個大家有空的時間，但如果你換一種信息交流的方式，在公司BBS上發布一個帖子，讓大家對你的想法進行公開的討論，可能會取得更好的效果。如果你對你的上司有小小的建議或是申訴一下自己的委屈，那麽E-mail的快捷與隱秘可以幫助你更好地達到自己的目的，起碼可以給上司留個麵子。當然，如果你是經理，對於員工工作的不到位，用E-mail進行提醒也會起到很好的效果，不信就試試看。

在公司的日常工作中，大大小小的會議可以說是無處不在，大多數的會議都是就某項工作進行的，而專門解決公司溝通問題的會議往往被大家所忽視。每個員工都有參與意識，即使對非本職工作的公司事務，也都有自己的意見或想法，提供一個機會，讓大家去互相了解，對於公司的內部建設會起到事半功倍的效果。每個人都會覺得自己是公司的主人，大大激發了員工的歸屬感與自豪感。這樣的會議可以定期舉行，半年、一個月或者兩個星期一次，你可以自由選擇；空間上也不必像工作會議那樣正式，可以選擇室外或俱樂部進行，但我們要強調的是，這樣的會議絕對是必不可少的。

在公司上下級的交流中，國內的許多公司都設立了專門的所謂“接待日”。但僅僅是固定時間的比如一周一次的接待日是遠遠不夠的。我們建議經理們應隨時允許員工打開你的門，進行非業務的交流。有的經理覺得這樣會浪費很多時間，其實不然。每個員工在進入到經理辦公室之前都已考慮再三，選擇這樣的解決渠道其實是最簡捷有效的，因為這些問題都是其他部門解決不了的。直接的綠色通道避免了不必要的繁瑣，而且表現出經理真誠的一麵，而這種真誠得到的回報其實也是同樣的真誠。真誠的交流，對公司是無價的。

如果員工不太習慣走進你的辦公室或對此產生畏懼，那麽，你隻有走進他們中間，走到員工工作的地方，並在員工工作的時候與之溝通。打破那種過於正式的氛圍，讓團隊成員與你交談感覺更舒適，你應仔細傾聽他們的話，對他們提出的問題立即做出必要的反應。記住，你的表現越認真，積極的影響就越突出。惠普公司的“巡遊式”管理方法正是滿足了這種需要，才變得如此有效。

一個聰明的領導，應該懂得如何創造出員工交流的機會，而不隻是被動地等待。一起吃飯是一個好主意，尤其在中國的傳統文化中，飯桌上的交流可能是最推心置腹的。當然，即使是一起吃飯，形式也可以多樣，和團隊，還是和個人；工作餐，還是正式的晚餐；在公司內，還是在公司外，都可以根據情況的不同進行選擇。有的公司每隔一段時間就舉行一次全體人員的早餐會，在公司中以自助的形式舉行，幾個人圍在一起，沒有級別的束縛，顯得其樂融融。相比較來講，工作午餐是簡便的，晚餐則要正式一些。

聯想的領軍人物楊元慶的工作午餐就很有特色，與員工共進，拉近了彼此的距離。除了吃飯以外，還有許多其他的活動，根據公司的不同情況，交流機會也不同，但隻要你肯尋找，總能找出適合你們公司的方式。

很多經理總是以沒有時間來為自己省略了與員工的交流找理由，但實際上，他們根本不懂得怎樣去“傾聽”。在彼此的溝通中，傾聽是最主要的交流技能。如果你真正用心地傾聽了別人的訴說，他會對你感激不已。傾聽的技巧有很多，這都需要你在日常的交流中慢慢養成。

集中你的精力，排除可能的幹擾因素，關上辦公室的房門可以消除大部分噪音的幹擾，請你的秘書來接聽電話，以集中你的注意力，請一定一定——專注地聽他把話講完。請麵對你交談的對象，這不僅表示你給予了談話者完全的注意力，使得談話者更自信，感覺舒適，還可以使你在傾聽的時候看清楚談話者表情的變化。

在傾聽的過程中，注意談話者說話的語調、音量以及溝通的強度，既要聽出內容，又要聽出所表達出的情感。要透過表麵的語言聽出談話者的意思和意圖。有時候，感情比實際的話語更富有意義。

在談話結束之前，或者在你完全理解了談話者的意圖之前，不要回答問題，因為當你思考著怎樣措辭時就不太容易聽清別人正在傳達的信息，而且，這樣做有的時候會顯示出你的不耐煩。聽過了談話者的敘述，請不要著急下結論，你還要確定一下自己是否真正掌握了談話者的意圖。一般來講，可以用這樣的話開頭，“如果我理解正確的話，你的意思是……”，等等。在傾聽的時候，如果沒有把握，不要隨便地進行幽默的調侃。要知道，你傾聽的是一件非常嚴肅的事，它需要你用心去體會。

自由的溝通與交流可能會被某些人所利用，不知不覺地，公司中可能有了某人某事的蜚短流長。試想一下，如果你是這些閑碎雜語中的主角之一，你就需要保護自己不受攻擊，於是你可能會不停地猜測、擔心別人對你的議論，工作效率肯定會降低，對工作的個人滿意程度下降，對自己所處的職位也不會持積極態度，沒辦法，換個環境吧——這就是流言帶來的最終後果。

作為管理人員，麵對公司中的流言你所要做的是要用適當的方式馬上幹涉並阻止這一行為，當然，這種幹涉不必很正式，可以私下向發起者或傳播者暗示這種行為的不正確以及給組織帶來的不利影響。當然，你並不能阻止所有的謠言在組織中的蔓延，有些人以此作為一種愛好，或者作為從其目前的工作轉移視線的方式，在這種情況下你所能做的就是樹立榜樣，不去議論別人的短長。

盡管你做了很多工作，且覺得很辛苦，但員工的離開有時候還是那麽不可避免。其實，有的員工離開公司僅僅是到了他們應該離開的時候，過分的勉強反而顯得蒼白無力。在這樣的時候，你們作最後的溝通，你應該知道這個員工離開的理由。最後的一次談心內容可以涵蓋很多，過往的總結，未來的展望，但彼此的建設性的意見才是談話的核心。你可以對員工提出客觀的建議，這樣能體現出你的真誠與坦**。

當然，你的真誠會得到回報。大多數的員工都願意在即將離開的時候講出積壓在心頭的對公司的意見與看法，這些都是你要珍視的資料與經驗。新的工作為什麽對他有吸引？什麽才是真正能使他留下來的理由?他是不是有可能在未來的某一天重新成為公司的一分子?在坦誠而無忌的交談氛圍中，你會對自己的公司有更加的了解，對如何留住人才有更深刻的感悟。

點滴智慧溝通在現在社會的人際交往中，是不可缺少的一個環節。對一個企業而言，溝通是一個團隊的凝聚力。