五、用於控製的溝通網絡的設計

組織中具有大量的通過非正式的和麵對麵的溝通進行的信息流。因而，為了確保良好的控製我們需要一個定期的正式的報告製度。每一個管理人員都應注意他自己部門和公司的報告體係是否能將適宜的信息，在適宜的時候傳遞給適宜的人，以使其對工作的控製富有實效。

□反饋環公司內存在大量的控製因而產生了各種不同的信息反饋安排。作為一般的原則，人們總是希望反饋環愈短愈快愈好。這一原則部分是基於這樣一種思想，即自我控製——或至少是在比較小的單位內的控製——將是最好的采取糾正行動的方式。要求又短又快的反饋的第二個理由在J.w.福萊斯特（J.w.Forrester）的下麵這段話中得到了很好的說明：“對反饋係統的研究將涉及用於控製目的信息的方式，它將有助於我們了解糾正行動的數量，和具有內在聯係的各係統之間的時間延遲將如何導致出不穩定的波動。駕駛汽車是一個很好的例子：信息和控製環將從方向盤開始傳向汽車、車輛行駛的街道、我們的眼和手，然後再回到駕駛盤。如果駕駛員蒙起眼睛而由坐在前排的同伴來指揮其駕駛，這樣產生出的信息延遲和變形將造成錯誤的駕駛。如果蒙著眼的駕駛員隻能根據其同伴從後窗中看到的有關他剛才處於何處的指令來駕駛的話，他的駕駛將更加錯誤。

然而，這與企業所處的環境是很相似的。高層管理者並看不見推銷員訪問顧客，也看不見有希望的顧客在商業廣告。他們不參加競爭對手的董事會。

他們並不能清楚地看到前方的道路。他們有把握的告訴你的唯一的事情（在這方麵有時也還有疑問之處）是公司去年工資、銷售、材料成本、利潤率等方麵情況。“

在可能的情況下，我們該使控製直接與一位管理者或作業人員相聯係。

因而，控製數據通常應首先送給這個人或至少在送往別處的同時也傳送給他。

換句話說，我們不應將控製數據反饋給上司或其他任何一位處於領導地位的人因而使他可能使被控製的入處於困境（除非我們也已將同樣的資料送給了這個人）。

大多數控製數據資料可隻傳到被控製的人。

□定期評價報告流程不時地要對控製報告內容、收受情況和報告的時機等機行檢查，原因有二：①為了保證使適宜的人都得到可用的信息。②努力發現在準備和散發報告方麵的經濟性如何。

報告製度的惰性並非全是壞事。人們熟悉某一給定報告的內容與形式是要花一定時間的，而能迅速地提供情報也是一大優點。另外，一位經理常常需要知道某一信息是否已（或倘未）傳遞至其下屬和其他的經理，因為這將影響他須將主要的信息傳遞給別人的要求。因而，總溝通結構中具有某些穩定性是有益的。然而公司作業變化了，信息的需求也將變化，因而定期檢查報告製度也就必要的。