第四章 為談判的成功打下地基

像對待人生的其他事情一樣，對談判的一些細節多加注意會讓您得到額外的好處。

第一問 如何選擇談判小組成員？

大多數談判不牽涉到其他人，但是由於標的的複雜性可能需要其他人的協助。這裏在選擇參與談判的其他然那是有一些因素需要注意。

問題：我是決策者，有別人參與談判與沒有人參與有什麽區別。

回答：首先，選擇人參與談判會導致一些問題。涉入的人越多，談判越長。談判協議越難達成。也許會在一些瑣事上爭論不休。也許會出現你方的談判者有意或者無意向對方泄密的可能。

除了這些簡單的問題以外。還可能出現每一個談判者都希望在談判中運用自己的專業知識，這樣會讓問題複雜化。還有，每個參與談判者的態度也不可忽視，如一個人太多話會影響別人的發言，更不用說這個人或者會說錯什麽鑄成大錯。

問題：有個很重要的談判，由於技術和牽涉的錢款問題，我需要其他人一起參與談判，我該如何限製他們的數量？

回答：盡量限製那些在專業方麵有很廣泛知識的人，這樣就排除了你的談判小組政出多門的情況。另外，讓有專業知識的人保證能隨叫隨到比讓他們在任何情況下無論是否需要都坐在談判桌前要好。

還有一點要注意，就是不要因為對方加了談判人員自己就一定要加這方麵的人員，尤其是技術人員不要隨意加入，不要讓他們在自己不懂的問題上插嘴。如果需要加入新的談判人員，你應該和對方商量好。這樣也就使限製談判人員變得可行。

當選擇談判人員時，你可能希望選擇的人有各方麵的知識，如財金、法律、技術。但是，如果你有很多人選，一定要選擇最不太可能在自己的非專業領域隨便插嘴的。

問題：現在我需要一個可以從第三領域的知識角度來協助我的談判的人，但是我覺得最適合的人選曾經反對過我們要談判的這個方案，我們選擇她會不會影響我們的談判的成功？

回答：這方麵完全沒有必要擔心。她曾經的反對是站在旁觀者的角度來反對的，他不會在這次談判的成功上得到任何利益，但是現在情況不同了。作為談判組的一員，他會盡力促成這次談判。而你們有了他的幫助對你們的談判會提供專業的知識，會有好處。

第二問 如何利用談判時間地點？

談判時時間和地點的舒適性非常重要，但是除此以外，談判的時間和地點對談判的最後成功也非常重要。這裏我們需要注意很多問題。

問題：我知道談判時如果在自己的地方談判很重要，是否我們談判時就一定要盡力選擇自己的地方呢？

回答：不全是，有時選擇別的地方也有些競爭力的優勢。但是選擇自己的地方的利益在於：

1、 你能選擇會客廳，坐次和其他的細節性問題。

2、 由於無需長途跋涉你會更加精力充沛一些。

3、 由於您無需訂回程的機票，你時間方麵的壓力會小一些。

4、 你需要問一些技術性問題時，你非常容易找到可以幫助您的人。

5、 你可以向對方展示您公司將來履約的能力。

6、 因為在熟悉的環境裏，你有一個心理優勢。

問題：那麽在對方的地方談判有什麽優勢呢？

回答：首先，談判中你隨時可以向對方要一些數據和資料，而如果在你的地方談判，他們通常以此為理由（沒帶到談判地點）不讓您看到這些重要的資料。現在他們沒有這個借口了。

還有，如果在別的談判地點，你會讓一些專家陪同，這樣你隨時可以用上他們——如果需要的話。而在您自己的地方，你可能無法這樣準備充分，而在最後你需要時，這些人在匆忙之中都無法找到。

第三問 如何準備談判會議？

像經理們準備的其他會議一樣，為談判的會議充足準備是很值得的。但是不像其他你完全控製的會議，談判會議的對方會影響談判的最後結果。因此，你應準備談判會議會更難一些。

談判時會涉入很多問題，無論談判會議大小，都會有一些基本的東西需要準備。這些包括：準備正式或者非正式的議程，概括一下有可能會參與談判的人數，讓談判順利進行的一些技巧。

問題：既然談判會議會花一些時間，為什麽我們不用電話、傳真、電子郵件來代替它呢？

回答:你所說的都是些很不錯的談判輔助工具，但是這些不能代替談判。因為談判需要交換條件討價還價，而這些不能很好的表達。而且，這些方式中無法體現談判者個人對談判的特殊影響。而且用電話來拒絕一個人比當麵拒絕要容易，這樣也會使談判變得艱難。而傳真和電子郵件都對公司的信息和談判內容的安全性無法保證。因此傳統的麵對麵的談判還是首選。

問題：對我來說準備議程並不麻煩，但是又很多變數會導致不斷的調整議程，而每次準備都很浪費時間，我的準備有必要嗎？

回答：與你設想的恰恰想法，準備議程能節約很多時間。列下你希望談的議題能避免談判時可能會忘記的問題，也就避免了再次聚會的可能。另外提前準備議程會使您提前考慮談判。這樣不僅節約時間，還節約金錢。

議程無需太過詳細，這要根據談判的重要性來調整，如果談判不是太重要，隻需寫下大致意思就可以了，這並不是一個正式的文件。

問題：議程中應該包括什麽？

回答：這因時而異。總體上應該包括時間、日期，地點，參與者。還可以包括對方可能會提的問題，你希望提的問題，你可能的讓步，協助你談判的人的職責等。

問題：談判前的會議有什麽作用？

回答：和您一起談判的人一起明確談判的整個計劃。讓每一個人知道他們的職責。尤其是每一個專業人士回答哪個方麵的問題。

問題：我以前沒有參與過談判，我希望我的初次談判成功，告訴我談判會議開始的最好方式。

回答：談判的開始方法與談判的議題無關。談判開始時最重要的就是打破堅冰。如果每個談判的人都非常輕鬆不拘束，任何談判都會進展順利。因此開始談判時可以進行一些不正式的閑聊。可以提供一些咖啡和其他飲料。

談判時需要的最好狀態，因此需要您晚上休息好，早起以免陷入起晚後的時間壓力中。

問題:主持談判有什麽需要什麽基本的指導思想呢？

回答：讓談判圍繞著談判的主題，否則不僅會浪費時間，而且會幹擾最後的決策。要做到這一點就需要對每次談下的話題做好記錄。

讓對方盡量多說，因為對方說得越多，你就知道得越多。即使您對他們那些方麵有疑問也要讓他們先說完，記下你認為疑問的問題，等到他們稱述完畢就一並提問。如果他們問的是一個沒有準備的問題，無需一定要匆忙回答。如果需要的話，許諾過會兒再回答。

談判結束就要作出談判成果的總結。如果會議在以後還要繼續就要就還需討論的問題與對方達成共識。

第四問 何時並且如何製成文件？

人們在談判桌山說的是這一件事，而他們可能會後來證明說說的是另一件事。在有些環境裏，你可能需要為對方提供一些數據——即使對方沒有要求你提供這些數據，隻要這些數據對您有利，你會自願提供。大多數情況下，這會牽涉到紙上文件。事實上，很多談判就是以紙上文件開始的。

問題：最近我參與的一個談判中，對方向我要我們的成本數據，但是我沒有帶去。因此我們沒有達成協議。我該如何阻止這種情況的發生？

回答：談判時帶去足夠的文件非常重要。因為他們向您詢問的這些文件如果您沒有，一來會讓他們對您產生懷疑你們所說的真實性，二來會給他們一種低效率的印象，而且如果您越快的提供對方需要的信息，你就越快回答他的問題。這樣不僅會推動談判更快的進行，而且會讓他們準備深究的心露出怯意。

所以談判時，帶去的資料越多越好，準備得越充分越好。這樣也讓他們認識到必須按時按質的回答你們的問題，提供你們需要的資料。

問題：在沒有資料支持的情況下我如何證明我們的提議正當？

回答：當您沒有資料證明自己的時候，也有些應急的辦法。例如，如果一個特殊的提議遭到對方的挑戰，你可以說對其的證明不是你的權力，而需要時間才能取得最終的證明，這樣對方可能會因為急於達成協議而放棄追問。

另一個策略是說他們所要的文件是公司商議所需要的法律文本。有時如果他們對你提議的反對不重要的話，這種應對有效，因為通常對方不願意公司的法律顧問也涉入這個談判中。

還有一個隻能用在某些場合的策略是證明這個策略對他們來說也同樣符合利益。有時候，比如說談及質量條款時，這樣證明並不難，但是大多數情況下證明他們反對的事情也符合他們的利益並不簡單。但這就是對您談判技巧的一個測試了，即使你不能成功，也該試一試。

第五問 如何和專家做生意？

有些談判會得到一些專家的幫助。這些人或許是一個階段的參與者，或者在整個談判的始末都會參與到談判中。說與高科技有關的談判一定需要專家的參與隻是部分正確。大部分情況下，這些談判中所用的專家都是你們公司內部的技術人員，但是有時你也需要借助外部的專家的幫助。這就除了控製好他們在談判中的作用以外還增添了雇傭這些外部專家的額外負擔。所以專家雖然對談判有所幫助，但是也會導致一些問題。

問題：什麽時候這些專家應該用於對談判的幫助上？我隻用我們公司的雇員作為專家。

回答：你的財會人員和工程師應該在他們各自的領域內對談判有所貢獻。如果不能的話，他們根本就不該在談判桌上出現。你當然不希望他們就是來搗亂的。他們坐在這裏也給對方對他們提問的機會。所以如果他們不需要的話，就不要讓他們參與談判。

至於是用本公司的員工還是外麵的專家，你應該在談判開始前就計劃好，因為這涉及到財金和其他方麵的安排。至於用什麽樣的人，根據談判涉及的技術問題的難易程度而定。當然，隨著談判的深入，有可能會出現原來沒有設想到的問題，需要其他人提供答案。

問題：一般來說，專家對談判有什麽作用呢？

回答：他們為被質疑的問題提供技術支持。尤其是外部的專家，提供的數據和理論更有可信性，雖然你也擔當著他們對你們公司的觀點證明不力的風險。

問題：談判時，對方提議讓一個顧問加入我們談判團。這樣做的好處和壞處是什麽？

回答：如果這個顧問毫無疑問會給您的努力增加價值，這樣當然就是對你們有利的，而且他也能促成協議的達成。即使顧問根本就不需要，你也不能忽視對方的這個提議。因此，除非這樣會使預算超標，你都應該雇傭這個顧問。

問題：說到成本，這些外麵的專家可不便宜。當與談判時該注意那些因素？

回答：首先，你要保證你所雇傭的顧問是值得你出這麽多錢雇傭的。另外要限製他們參與談判的時間，因為他們是按工作的時間收費的。

問題：最近一個談判中，對方帶了一個專家支持他們的觀點。我並不完全相信專家的話，但是因為最後期限的壓力，我還是接受了被專家證實的一些事實。並不是他們的提議不對，但是我想如果我這一邊如果也有一個專家會更好，如果我沒有，我該如何麵對專家的建議？

回答：首先，你不能因為有個所謂的專家這樣說，你就一定要接受他們所說的。如果你有所準備的話，讓您的專家來反駁他們那方專家的話，那最好了。當然，有時這樣並不現實，因此還有別的方法來應對專家。

首先，抗議對方請專家參與談判的行動。說“我沒有可以和您的專家所說的來對抗的自己的專家，所以，你單獨請專家是不公平的”。這樣可能會阻止他們那方專家的出現，但是，如果這樣無法阻止他的出現的話，應對措施時單單無視他們在接下來的談判中所說的話。

另一個方法是質疑專家對談判的標的方麵的可信性。當您真的這樣做事，你會發現找到這一點不像您想象的那麽難。

第六問 如何構築有利於履行協議？

談判很難，但是如果後來的日子裏你發現協議最後無法達成會讓您更加挫敗。讓最初在協議中美好的願望最終變為惡夢並不鮮見。當然，有時這些履行的問題很不明顯，他們可能與不斷變化無法預測的現實條件或者其他因素有關。但是為了盡量減少履行的困難問題，在協議中製定一些保障條款非常重要。事實上，有些措施非常基礎，唯一的風險是你在談判時沒有注意到他們。

問題：我的職責是審查我們的經理負責談判的合同。我很懷疑對方的履約能力，而且他們供貨的價格也太低了，我不希望最後翻船，也不能責怪我們的經理簽訂合同隻是因為他們所爭取的談判條件太好了。但是我們也不能冒著最終協議無法履行的風險，現在我們該如何保證這個協議的執行呢？

回答：你的擔心很有道理，這隻指出了談判達成的合同對方接受明顯不合理的條款有關最後履行的危險。自然，這是他們的責任而不是你們的。當然他們可以拒絕，但是如果他們真實的動機是和大公司合作。但是這種不合理的協議最後會讓他們陷入財政危機，使他們偷工減料，製造出次質的產品。

關於審查的工作，你該讓談判者在合同的保障條款上達成更多的補充協議。可以以限製性付款條款、履行合同、產品責任條款等等形式。但是，如果是和一個以前沒有合作過的新公司達成協議，最好的方法是派遣你公司的人親自監督合同的履行情況，這樣即使是發生了最小的問題也能迅速反應出應對措施。

問題：在合同中設置激勵條款有用嗎？

回答：有用，但是對大多數一般的商務交易沒有什麽作用。研發合同中這些是有用的。

問題：在和供貨商談判時，我該如何規定保障條款呢？

回答：最重要的是能從談判的角度來保證對方履行他們的承諾讓您感到滿意，如果你不施加一些無法實現的條款（比如說不現實的送貨日期，過於嚴格的質量保證條款）這些條款對您的協議的履行有促進作用。

另一個常常被忽略的因素是建立一種合作的環境，這樣就能激勵對方和您合作解決可能出現的問題。特別是對於可能與您公司長期合作的供貨商來說，這個方麵尤其重要。