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如何辨別計算機舞弊
在享受著會計電算化在給企業的財務會計活動帶來高效、方便和快捷的同時，我們還應時時刻刻注意在電算化係統下可能出現的各種舞弊情況。為了有效地實施良好的內部控製，防止各種舞弊現象的發生，下麵介紹幾種在會計電算化係統下常見的舞弊手段。公司老板須精心辨別，以利防範。
1．篡改輸入數據
這是計算機舞弊中最簡單、最安全、最常用的方法。數據有可能在輸人計算機之前或輸入過程中被篡改。數據要經過采集、記錄、傳遞、編碼、檢查、核對、轉換等環節地進人計算機係統，任何與之有關的人員，或能夠接觸處理過程的人員，都有可能篡改數據。
2．木馬計
這是在計算機程序中最常用的一種欺騙破壞方法。在計算機程序中，暗地編進指令，使之執行未經授權的功能，某些指令還可以在被保護或限定的程序範圍內接觸所有供程序使用的文件。
3．截尾術
用自動化的方法，從大數量的資財中取一小部分，如將存款利息四舍五人的部分據為已有等。
4．超級法
這是一個隻在特殊情況下(當計算機出現故障、運轉異常時)使用的計算機係統幹預程序。這種程序能越過所有控製，修改或暴露計算內容。這種應用程序一般僅限於係統程序員和計算機操作係統的維修人員使用，如果被作案人掌握就有可能修改或破壞數據及係統功能。
5．天窗
開發大型計算機應用係統，程序員一般要插進一些調試手段，即在密碼中加進空隙，以便於日後增加密碼並使之具有中期輸出能力。這種方法叫開“天窗”。在正常情況下，終期編輯，要取消這些天窗，但常被忽視，可有意留下，以備將來接觸、修改之用。有些不道德的程序員為了以後損害計算機係統，會有意插人天窗。
6．邏輯炸彈
邏輯炸彈是計算機係統中適時或定期執行的一種計算機程序，它能確定計算機中促發未經授權的有害事件的發生條件。邏輯炸彈被編人程序後，根據可能發生或引發的具體條件或數據產生破壞行為，一般采用木馬計的方法在計算機係統中置人邏輯炸彈。
7．拾遺
拾遺是在一項作業執行完畢後，取得遺留在計算係統內或附近的信息。包括從廢紙簍中搜尋廢棄的計算機清單、複件，及搜尋留在計算機中的數據。
8．數據泄露
從計算機中泄露數據，是指從計算機係統或計算機設施中取走數據。作案人員可以將敏感數據隱藏在沒有問題的輸出報告中，也可采用隱藏數據和沒有問題的數據交替輸出。更複雜的方法是進行數據編碼，使數據表裏不一。例如，在計算機輸出報告上，隱藏的數據通過打印行的不同長度、每行字符數的多少，標點符號的位置及代碼字的使用，分散開來，組成有用的數據。采用木馬計、邏輯炸彈和拾遺方法可達到泄露數據的目的。
9．乘虛而人
有形的乘虛而人是指在電子或機械控製嚴密的情況下，進人被控製接觸的區域。電子化的乘虛而人發生計算機聯機係統。聯機係統中的用戶使用終端時，身份由計算機自動驗證，一般根據口令經過準許進人係統。如果某隱藏的終端通過設備與同一線路連接，並在合法用戶沒有使用終端前先行運行，就會有害於計算機係統。
10．冒名頂替
冒名頂替是指以別人的身份出現。主要通過非法手段獲取他人口令的做法實施舞弊活動。因此用戶的口令要注意保密並不斷更新。
11．通訊竊取
在網絡係統上通過設備從係統通訊線路上直接截取信息，或接收計算機設備和通訊線路輻射出的電磁波信號實施舞弊。
12．仿造與模擬
在個人計算機上仿造其他計算機程序，或對作案計劃方法進行模擬實驗，以確定成功的可能性，然後實施。這是以計算作為舞弊工具的舞弊行為。
現金收付的內部控製製度
現金收付控製是企業內部控製係統中最為重要的環節，它包括現金收人的內部控製和現金付款的內部控製。
現金收人的內部控製製度主要應該注意以下幾個方麵：
1．聘用可靠、富於競爭力和有職業道德的職員。公司應仔細審查職員是否有不良的個人品質。此外，還需花費資金實施培訓計劃。
2．合理分工。指定特定的職員擔任出納或管理出納的人員或現金收人會計。
3．合理授權。隻有指定的職員(如部門經理)才可批準顧客的特殊情況，即同意超過支票限額的支票收人和允許顧客賒購商品。
4．職責分離。出納和分管現金的職員不得接近會計記錄，記錄現金收人的會計不得兼管現金。
5．內外部審計。內部審計人員檢查公司的業務是否與管理政策相符。外部審計人員檢查現金收人的內部控製，確定由會計係統產生的與現金收人相關的營業收人，應收項目和其他項目是否準確。
6．憑證和記錄。顧客要收到業務記錄的收據，銀行對賬單要列示現金收人用以調整公司記錄(送款單)。顧客的郵寄付款記人匯款通知單，用以反映公司收到的現金數額。
7．電子及其他控製。現金出納要進行業務記錄，出納受其製約。現金要存放在保險櫃和銀行裏。每天的收人應與顧客的匯款通知書和銀行取得的送款單相一致。雇員應在不同工作崗位上輪換並按期休假。
現金支出的內部控製製度也是非常重要的，與現金收人的內部控製製度相對應，您應當主要應注意以下幾個方麵：
1．可靠、富有競爭力和職業道德的員工。現金付款應由高層職員管理，大額付款應由財務主管或財務主管助理經辦。
2．合理分工。專門的職員批準需付款的購貨憑證，高級管理人員批準並簽發支票。
3．合理授權。大額開支必須由業主或董事會授權，以確保與企業目標相一致。
4．職責分離。計算機程序員和其他經管支票的職員不得接近會計記錄，登記現金支付的會計不得有經管現金的機會。
5．內外部審計。內部審計人員審查公司業務是否與管理製度一致；外部審計人員審查現金支出的內容控製，以確認會計係統所產生的費用及資產與現金支出相關的其他項目的金額是否準確。
6．憑證和記錄。供應商開出的發票的支付現金所必需的憑證；銀行對賬單上列示的現金支出(支票和電子通匯付款)用以調整公司的賬麵記錄；支票要按順序編號，以說明付款的順序。
7．電子計算機及其他控製。空白支票應鎖在保險櫃裏並由不從事會計工作的管理人員負責控製；支票的金額要用擦不掉的墨水由機器印上去，已付款的發票要打孔以避免重複付款。
此外，為了安全和控製支出，許多企業要求支票要有兩人簽名。為了避免憑證的塗改，某些企業還用機器在支票上印製擦不掉的金額。付款後，支票簽發者要在付款袋上打孔。這個孔表示發票已被支付，防止不誠實的職員用假憑證重複付款。
關注涉及現金的業務
業務中有很多黑洞，看又看不透，填又填不滿，堵又堵不上，已經是公開的秘密了。采購員去采購布料，本來15元一米的料子變為18元一米，其中3元錢就落進了采購員的口袋。用了這樣的采購員的服裝廠麵臨的問題是，一毛錢買到的是8分錢的貨，甚至是5分錢的貨；原料的質量沒有保障，采購員關心的是能放進自己口袋的那一部分，質量問題反倒是次要的。每一家公司的經營環節中，都存在著這樣的黑洞，原料采購、產品銷售、服務收費等等。
說實話，上述現象是普遍存在的，每一家公司都為此傷腦筋，可又都沒有辦法，因為這些．環節沒有明確的衡量標準。還拿服裝廠采購布料為例，現在什麽東西也沒有統一的價格，一天一個價；同一天同一種布料也有多種價格；同一個廠、同一種布料，可以賣出多種價格，而且上下差別可能會很大，所以價格難以規範。質量問題更是難以說清，都叫重磅真絲，有的厚重些，有的薄一些，隻有比較後才能區分，說是說不清。原料的質量和價格理應是衡量采購員工作的標準，可又沒法衡量。
大公司大企業的老板是絞盡腦汁想辦法來盡可能地堵這些漏洞。您很幸運，是一個小老板，就不必動這份腦子了。自己直接控製這些會產生黑洞的業務，服裝廠的老板自己負責去選布料、輔料，飯店的老板每天檢查店裏的流水，大筆的銷售業務親自參加談判，從而讓可能產生的黑洞縮到最小。無論什麽事情，自己控製都比假手他人更可靠。大公司大企業是因為老板分身乏術，才建立相應的機構、規章製度進行控製；私營公司的老板的優勢在於公司小，自己可以親自控製重要環節或問題。
如何管製推銷人員的業務費用
推銷人員的業務費用必須有一套合理的製定加以規範，既不能捆住員工的手腳，妨礙營銷業務的正常開展，也不能沒有節製地報銷，造成經費的浪費。
營銷費用管製有幾個基本原則必須掌握，這幾個基本原則是：
1．費用是推銷員因推廣業務之需所做的開支，而不是推銷員薪酬的一部分。因此，不能使推銷人員從費用的報支中，獲取個人利益；但是另一方麵也不能讓推銷員因為公務而自掏腰包。
2．費用的審核，必須公平合理，不能有所偏袒，也不能隨心所欲地當成是老板的施舍。
3．費用支出的目的是為了業務的拓展，因此審核費用的人不要把費用視為是一種浪費，更不要因為要節省開支而限製了推銷員的活動，致使其工作效率降低。俗語說：“偷雞也應撒把米。”費用的意義可以算作捉雞的米吧。
4．費用的管製辦法必須簡單易行，不要訂定太複雜的管製辦法，而導致不必要的誤會或曲解。
5．費用的報銷和支用程序應該要有一定的流程和固定的係統，這一套流程和係統應該越簡明越好，所流經的單位也應該盡量簡化，同時也應該避免因費用的報支而和公司的管理者、出納人發生紛爭。
根據以上五個管製原則來評估一般企業界常見的費用管製辦法，我們可以發現以下幾種不良現象普遍存在於企業中，這幾種不良現象可以說是導致費用泛濫或業務效率低落的重要原因：
1．費用審核權限過分向上集中
大部分的企業老板都知道授權是發揮效率的必要條件，他們也都願意實行授權。問題是，他們的授權往往僅限於一些例行事務的處理，一碰到費用的審核，他們就不放心部屬，非得親自過目不可，有一位在一家規模相當大的企業裏擔任經理的朋友曾經很感慨地說過：“在我們的公司裏，一塊錢以上的開銷都要經過董事長簽字，出納才能付款。”由這個例子可見其一斑。
有些公司雖然有明確的授權規定某一限額內的費用隻要經過某一階層的主管核準，即可付款，但是當該費用的支出傳款送到較高層主管之處時，該較高層主管如果認為支出不當，還是任意可以幹涉。這種名存實亡的授權，也會使得費用的審核權向上集中在高層主管手中。
這種過分向上集中的費用審核權，使得低層員工懾於老板的權威，對費用的報支發生恐懼感，而對於一些需要動支金錢的活動，寧可效率低，也不願主動申請支用。
這種過分向上集中的費用審核權，還會產生一個不良的後果。許多老板對非直接管轄之部屬的工作並不了解，當然也就難以想象某些費用的報支是否必需、是否合理。他們所憑以審核的，隻是個人的“自由心證”，偏頗主觀，自屬難免。
2．費用的實核，缺乏明確的標準
有些公司對其員工的費用審核，缺乏一套明確的標準，有些部門尺度寬，有些部門尺度緊，有些甚至在同一部門內，都可能出現寬嚴不一的標準。最近在一個偶然的機會中，聽一位朋友談起他的老板的為人，這位大老板高興時，可以下個字條讓你到出納處拿錢去買雙皮鞋，也可以閉著眼睛簽你的舞廳賬單；不高興時，可以在你的25元錢的計程車報支單上，用紅筆批上“不批準”三個大字。準否之間，全決定於他當時的情緒。在所有費用中，最難以確定尺度的是交通費和交際費。員工在什麽情況下可以搭計程車?什麽情況下可以請客戶吃飯?宴客的開支限度又是多少?諸如此類的問題，如果缺乏一個共同的標準，或是雖有標準而不能嚴格執行，就很容易產生寬嚴不一致的現象。
費用的審核標準不一致，對於員工的土氣往往會發生很大的摧殘作用。費用審核如果不公平必然會招致員工的怨忿和不滿。古訓曰：“不患寡而患不均”，正是這個道理。
3．費用的報銷流程過於繁雜，徒增員工困擾
有些公司的費用報銷程序非常繁雜，每報銷一筆費用，必須填寫一大堆的報表單據，還要經過許多主管的審核，徒增作業上的負荷。最糟糕的是，其中大部分的單據報表都形同廢紙，沒有任何作用。而負責審核的主管，有許多也都是閉著眼睛簽章，並沒有發揮真正的審核作用，一切都是流於形式，這種管理，隻是徒增員工困擾而已，焉能談到效果?
4．費用的報支缺乏適當的管理，致使員工從費用的報支中，獲取不正當利益．
很多公司根本沒有任何管理製度，員工愛怎麽花錢，就怎麽花錢，這種“慷慨”得過分的公司，往往會使員工(尤其是推銷員)養成奢侈浪費的壞習慣。在他們心裏認為，反正是花公司的錢，何必斤斤計較。久而久之，就會造成揮霍無度的現象，公司的利潤，也在這些點點滴滴的浪費中，逐漸被蝕毀，終而造成無利可圖的局麵。
對於一般費用管製的方法，可以采用以下幾種方法：
1．費用由推銷員自行負擔
這種方法適用於純傭金製的推銷員；銷售部門在訂定傭金比率時，就把營業費用的支出考慮在內，一並歸到傭金項下，發給推銷員，推銷員必須在其傭金項下開動營業費用，不得再向公司另外申請。這種方法對公司的好處是：
(1)處理簡單，作業方便，會計人員及出納人員的工作負荷可以減輕。
(2)公平一致，不會產生上述所謂寬嚴不一，審核不公等情形。
(3)有業務才會有費用的支出，對公司的利潤較能保障，不致發生超支費用的情形。
(4)如果銷售部門對於所屬推銷員的監督有所困難，也宜采用這種方法。因為監督困難，就不易評斷某些費用的支出是否合理，若采取這種自付法，則勿庸費神於稽核。
但是這種方法也有其缺點：
①銷售主管對其所屬推銷員因無法控製費用，對其行動也相對的較難控製。
②有些費用的發生是在業務獲得之前，但是推銷人員的費用補貼卻必須等到業務獲得之後，因此推銷員往往需自掏腰包，先墊費用。萬一費用支出後，業務又無法獲得，則這些支出就要“血本無歸”。這對推銷員而言，似乎較不公平。
③由於客戶的性質不同、銷售的區域不同、產品的項目不同，推銷員所需要支用的營養費用也不會一樣，如果以同等的比例給予費用津貼，顯然會發生不公平的現象。因此，必須根據個別的情況和需要，來訂定費用比例。此一比例的訂定往往容易流於主觀，發生偏誤而造成不公平的現象。
2．無限製報銷法
無限製的報銷法又分為倆種——逐項列舉報銷法和榮譽製報銷法。茲將這兩種方法分述如下：
(1)逐項報銷法：所謂無限額逐項報銷法是允許推銷員就其所支出的業務費用逐項列舉，不限額度地予以報銷。通常都是由推銷員定期(每周或第十天)填寫支出報告，將所開銷之費用，列附必要單據，逐項填寫，呈報主管審核，然後到出納單位領取該項費用。在一個健全的組織結構中，推銷員應該可以在報告呈上之後的一兩天之內領到錢。
這種費用管製法對於推銷員的支用額度沒有限製，因此推銷員可以斟酌其業務需要，做最靈活、最有效的運用；相對的，主管也可以對其所管理之推銷員的行動，作適當的控製和指導。大致說起來，這種方法是能夠使銷售部門的效率發揮到極致，而推銷員與銷售主管間的摩擦也可以減少到最低。
但是這種管製方法也有其缺點。第一，實施這種方法後，推銷員很難精確地預測其直接推銷費用，因為每一位推銷員會花多少錢誰也難以預計；第二，這種方法很容易讓推銷員變得過於(“慷”公司之“慨”)。甚至會使得某些信用較差的推銷員把“私賬”拿來“公報”。第三，這種方法隻能鼓勵推銷員浪費，而不能敦促他們節省。
要避免這些缺點，銷售主管在建立這種管理製度時，必須格外謹慎。最主要的避免方法是甄選推銷員時，要注意人們的品德，避免讓品德不良者混雜在銷售部門內，以免產生出腐敗的風氣。
除此之外，銷售主管應該定期(按月或按季)分析各推銷員的推銷費用，如果有不正常的支出，應立即嚴加注意，一旦有假公濟私的行為，也應立刻采取行動，予以警告可施予適當之處罰，以收殺雞儆猴之效。
(2)榮譽製報銷法：榮譽製報銷法與上述方法很相似，惟一不同的地方是榮譽製報銷法不必逐項列舉。推銷員隻要定期在報告上注明費用支出總額，公司即照數付給。這種方法是建立在對員工的高度信任之上，在這種情況下，主管與部屬間的摩擦會減到最少，而員工的士氣可以發揮到高度。其優點與前述之逐項報銷法相似。
但是這種方法對公司而言，所負擔的風險很大，稍一不慎，很可能就會造成浪費，因此目前使用的不多，大都僅限於高級主管或能力、信用程度都較高的推銷員。
3．限額報銷法
限額報銷法是就推銷員可能開支的費用，予以訂定一個最高限額。這種方法最大的優點是讓業務主管能夠精確地預測其直接推銷費用，而且也可以防止推銷員過度浪費。限額報銷法又可分成兩種：
(1)逐項限製法：這種方法係就推銷員所可能開支的費用，逐項訂定一個最高限額，例如規定推銷員出差時，住宿費每宿不得超過500元，餐費早餐不得超過25元，午餐及晚餐不得超過50元等等。
(2)總額限製法：總額限製法是規定在一定期間內，如每日、每周或每月推銷員所報支的費用總額，不得超過某一限額，至於各項費用的額度則不予以硬性規定，以使推銷人員有適當的自立權。例如規定推銷員每周的費用不得超過1000元等等。
限額報銷法最大的問題是限額的訂定問題。限額訂得太低，推銷員捉襟見肘，“又叫馬兒跑，又少給馬兒草”，效率自然低落。但是限額如果訂得太高，則容易導致浪費，發生不良效果。
更何況有些費用實在很難訂出限額，諸如交際費、交通費等等，必須因時、因地、因顧客而決定開支的數額，很難事先訂定限額，即使勉強訂定，也很可能會窒礙難行，形同空文。
一般而言，信用程度較高的推銷員大都難以忍受這種限額報銷製。因為把這種製度加諸他們身上，等於是宣布公司對他們不信任。
即使限額報銷製有這麽多缺點，目前卻是企業界使用得最廣泛的一種費用管製法，由此可見我們的社會仍然對推銷員存在相當的“不信任”態度。從另外一個角度來看，推銷員的“誠信度”也不是沒有問題。更糟糕的是，目前企業在訂定限額時都是互相抄來抄去，很少真正花時間去研究自己公司的推銷員在拓展某項業務時，“真正”需要多少費用。這就是許多公司所訂定的費用管製辦法之所以窒礙難行的主要原因。
每個環節都須精心
盡管財務管理十分重要，而許多小型企業卻幾乎沒看正規的財務管理。造成這種情況主要有兩個原因，一是小型企業通常沒有專業的財務人員，二是正規的財務管理在一定程度上並不適合許多小型企業的財務實際情況。當然，一些老板有意將自己的財務情況變得複雜，也是一個原因。
實際上，財務管理對於私營公司同樣具有重要的意義。首先，能幫助老板做好現金周轉的決策；其次，能使老板明白自己是否真正賺錢，以及到底賺了多少錢；第三，規範的財務管理可以防止員工的“偷手”。以下從老板的角度討論財務管理，並從實務的角度討論解決上述三個問題的措施。
現行的財務製度在很多地方並不適應現代企業的營運實際情況。例如，在存貨價值的評估與確定上，通常將進貨成本作為存貨的價值人賬。而麵對快速變化的市場，過季存貨的價值幾乎一錢不值。這樣，賬麵上或許是盈利，但實際上已經是虧損。其他企業可以這樣處理，但老板這樣處理，隻能是自欺欺人。
1．現金流量管理
一家利潤很高、規模很大的企業可能會破產倒閉?當然有可能。企業倒閉的原因不在於利潤的高低，而在於現金的周轉。當企業沒有辦法支付到期債務的時候，會像多米諾骨牌一樣，很快垮掉。因為，成熟的企業多是建立在商業信用的基礎上，企業既對外欠債，外界又欠企業的債。如何維持一種平衡，就是現金流量管理的重點，也是企業管理的重點。
財務上有專業的現金流量表處理這個問題，對老板來說，顯得複雜了一點。老板可以通過以下程序確定自己未來一定階段的現金流量，並據此提前采取相應的措施。
許多生意都有明顯的周期，這種周期可能是一年、半年、三個月等，但很少是財務規定的一個月。因此，首先您必須根據自己生意的特點，確定自己現金管理的周期，而不是財務規定的周期。
現金流量預計與您營業的規模具有直接的關係，因此，您也必須提前確定自己的業務規模。實際情況可能有很大的出人，不要緊，因為現金流量預計僅僅是一種預計，幫助您理解自己未來一段時間內的資金情況。
大家都知道，做1舶萬的生意，本錢並不需要100萬，或許10萬8萬的就可以了。本錢僅僅是營運周期內的啟動資金。生意啟動之後，完全可以從供應商獲得一定的商業信用。同時，也可以通過銷售獲得現金收人，滾動進行。在現金流量預計的過程中，您一定要根據自己多年的經驗，相對準確地作出判斷。
隻要您提前知道自己在現金周轉問題上麵臨的實際情況，通常都可以順利過關，不至於陷人四麵楚歌的境地。當供應商知道您的財務狀況不好之後，一般不會再提供商業信用，反而會增加催款的力度，使您的現金周轉雪上加霜。這種情況出現之後，您生意的利潤再高，規模再大，都可能倒閉。
在您經營實務中，或許您已經感覺到，維持自己生意的規模不變的情況下，通常不會麵臨資金周轉的問題。現金周轉困難一般都發生在擴大經營規模、實施新的創業計劃、個人消費非常態大量用款、嚴重的營銷決策錯誤等。所以再一次提醒您，事業出現上述四種情況的時候，通常會出現現金周轉壓力，必須提前預算，做好準備；否則，將幹淨、徹底地終結您苦心經營的事業。
2．利潤的確定
現金周轉僅僅是針對您營運過程的現金流動情況，直接反映與決定您是否仍然被人尊敬地稱為老板，還是被人調侃地稱為老板(已經破產的老板)。當您辛辛苦苦經營自己的事業，除了獲得滿足感、成就感之外，您還希望獲得更多的收益，也就是您企業的利潤。
小型企業如果完全按照正規的財務製度，進行利潤結算，除了過於複雜之外，往往還不能真實地反映您正確的利潤，原因前麵已經講過。從而影響您對許多問題的看法，甚至威脅您事業的生存。
許多老板對利潤的計算十分簡單。經營一年之後，手上的現金比啟動資金高的部分就是當年的利潤。這種方法簡單，但過於保守。因為所有的存貨、固定投人、應收應付賬都沒有進行相應的計算，是最典型的短期利潤計算法，潛在的前提就是明天所有的一切都將化為烏有。這種方法對於一些真正意義的小生意、高風險的生意是比較適合的，但並不適合多數老板的生意。
適合老板利潤的計算方法，應當計算簡單、保守評估風險與價值、符合您事業的實際情況。本處討論的利潤核算是為您自己服務的，而不是給其他人審查或者閱讀的。
第一步，確定利潤表上各分項的金額
期初餘額：利潤周期開始時您資產的餘額，包括現金、存貨、資產價值。
應收賬款：外界欠您的金額，建議您保守評估真實的價值，有很多可能不是按照賬麵金額收款的，甚至會成為呆賬。一般您應當將賬麵價值打印一定的折扣。
應付賬款：如果您想繼續經營，欠別人的錢遲早是要還的。盡管您實際還款的金額小於賬麵的金額，但您計算利潤的時候，還是應當按照賬麵的金額計算。
期末餘額：利潤周期結束時您的資產餘額。除了現金之外，建議您都保守評估，都應當以能變現的角度評估存貨、固定資產的價值。
第二步，計算自己的利潤
利潤：期末餘額+應收賬款—應付賬款—期初餘額
的確，這種利潤的計算方法絕對不符合正規的財務製度，但對於您相對合理地評估自己的利潤，具有一定的價值。實際上，無論按照什麽方式進行利潤核算，都有不合理的地方。重要的是能否幫助自己對生意情況作出正確的判斷。
3．往來業務管理
無論做什麽生意，都涉及各種往來的業務，而且通常伴隨著資金往來。在商業信用已經廣泛使用的現代市場環境中，您必須管理好您生意的往來業務賬。
在生意中，您欠人家的錢，您給忘記了或者搞錯了，將傷害您生意場上的形象與信譽；反之，別人欠您的錢，您給忘記了或者搞錯了，將是您直接的損失，別人通常得了便宜也不會念您的好，遠遠不及您捐給希望工程有意義。
私營公司不管財務管理處於什麽水平，都有一本賬，記錄與客戶往來的賬。但在實務中，與客戶對賬將是老板最常見、最頭疼的事情，而且往往是越對越不明白，最後兩個老板以一種大概齊的方式結束一個階段。
許多老板一看沒有辦法，多半會聘請一名專業的會計人員，管理自己生意的往來賬戶，結果一般都不理想。除了表麵看起來正規之外，賬目通常是更加混亂。因為專業的財務人員幾乎沒有辦法處理小公司生意過程中各種各樣的結算方式，他們會習慣地強烈要求每一分錢都必須做平。而這與小公司的生意現實實在是差異太大，而且雙方幾乎沒有辦法溝通。因此，小公司必須建立一種適合自己的客戶往來管理方法。
其實，流水賬是最適合小公司管理往來業務的財務管理方法。
小公司的流水賬必須有幾個特點，首先是不同的客戶必須分開；其次，一般采用產品明細帶金額的方法記賬；第三，記賬說明的空白一定要足夠大，詳細記錄當時的情況，以備與客戶對賬。
另外，現在的電腦財務管理軟件已經有了很大的進步，具有很好的實用性，尤其是一些專業的進銷存管理軟件，比較適合小公司管理自己的往來業務。當您采用電腦管理之後，還有一個好處，您或許會被人刮目相看，提高自己的聲譽和形象。所以，建議您采用電腦管理，反正遲早要采用。
4．防止“偷手”
現在各種“偷手”幾乎是最普通的事情，但所有的老板都在想法設法防止自己員工的“偷手”，即便您自己的創業資金都是由“偷手”積累下來的。所有的老板都從骨子裏反對自己員工的“偷手”，您卻為了展．開業務，千方百計地拉客戶(客戶公司的部門經理與員工)下水，讓客戶“偷手”。
防止“偷手”絕對不能從道義上人手，向您的工作人員講述您都感到自相矛盾的仁義道德，誰都會覺得是在搞笑。大家都知道，一些強調企業文化的大中型企業的工作人員，“偷手”的胃口遠遠超過許多老板的想象力。白花花的銀子擺在麵前，很少有不下水的，尤其是為私人企業打工的工作人員。
下麵是一些防止“偷手”的實戰高招：
①給工作人員合理的報酬。
也就是高薪養廉吧，實施這一招，您多半會感到一定程度的心疼，而工作人員並不認為是什麽高薪。
②不要讓工作人員有“偷手”的機會。
前提是您生意的規模不能太大；您必須親自參與業務的實施；與客戶的老板關係很好。
建立防止“偷手”的財務製度。不要迷信財務製度的效果，通常隻能減少“偷手”的可能性，增加“偷手”的成本，如同防盜門的作用一樣。相關的財務製度可以參照正規的財務製度規章。關鍵在於您一定要重視，並且隨時檢查o
5．公私分開
許多私營公司混亂的財務現狀，與老板公私不分有直接重要的關係。本來生意的現金周轉、利潤水平都處於相對理想的狀態，但您個人的高消費足可以嚴重影響您生意的財務狀況。同時，盡管是“肉爛在鍋裏”，您事業由於財務的公私不分，很難使您的事業正常發展。
我們都知道，盡量減少企業營運過程中的不可預計因素，是保證企業順利營運與發展的重要措施。老板的日常消費如果實施供給製，完全由您的企業按需供應，則將增加企業的營運費用，莫名其妙地比同行高出一截成本。同時，古人已經語重心長地告訴我們“由儉人奢易，由奢易儉難”，老板如果不加以控製，很容易快速提高自己的消費水平。如果再有一些不良嗜好，處於創業期的企業通常是很難承擔如此高額的費用，離破產也就不遠了。
公私分開對於合夥經營的小型企業，具有更加重要的意義。如果有一個人不遵守遊戲規則，大家都將不遵守遊戲規則。轉眼之間，一家前途光明的企業也就倒閉了。
自主創業，也必須承擔必要的家庭責任，也有必要的個人消費。如果不能從企業中隨便拿錢，豈不是要喝西北風?在實務中有一個良好的方法，可以解決老板公私分開的問題，就是自己給自己開一份適當的工資。這是一個很好的創意與方法，可以解決小型企業許多問題。
首先，您有一份工資可以養家糊口，並在一定階段維持一定的生活水平；同時還防止您過早地進人奢侈消費的行列，對您副業積累必要的發展資金有利。
其次，每月固定的老板工資，與聘請一名總經理的價值一樣，是一種合理的營運成本，降低了企業的營運風險。
合夥企業的合夥人中，有多種情況。有參與企業業務的，也有不少與企業無業務的；參與的程度、個人的能力也有一定的差異。如果采用同樣的利潤分配形式，是鞭打快牛，將嚴重傷害部分合夥人的利益與積極性，導致企業的解體。而通過工資差異的調節，至少可以緩解這種矛盾。
現金交易，唱收唱付
這句商業諺語，是說經商者，特別是零售商店和飯店，每天要直接收顧客的現金。所以，在收付款時，要邊收邊唱出應收數，交款數和應找數三個數字。讓顧客心裏有數，自己也有數，以便減少差錯，加快交易。
可是有的收款員和營業員收款時，怕麻煩，愛麵子，不願唱收唱付，隻低頭收款，時常發生誤解、失誤而與顧客引起爭論、吵架，甚至發生打罵事件。唱收唱付，是收款員和營業員必須做的基本工作，也是解除商店與顧客之間矛盾一種方法，更是順利開展業務應注意的一個環節。所以收款員和營業員人人要做到，收付款筆筆要做到。為此，要注意以下幾點：
1．要備足零用錢，把方便讓給顧客
有的商店不是把方便讓給顧客，而是把麻煩推給顧客，把方便留給自己。他們公開在收款處寫上“零鈔自備”四個大字，有的顧客開完票去交款，因無零錢，隻好悻悻離去。銀行在整日通兌，他們就是不去，寧可丟掉生意。備用零錢的本身，遠遠超過零錢的價值，·因為它不僅是幾角幾分錢幣，而是體現著經商者一種為顧客至誠的服務精神。
2．對支票、匯票要進行核對
據報上披露，有的經濟騙子，偽造假的匯票或偷竊轉賬支票、現金支票。以單位的名義，到商店套購數量較大、價值較高的商品。所以，一要經常留心當地報紙、電視台有關支票遺失的聲明，記住號碼，要查對持支票人必須有身份證，其編號與支票上所注號必須相符，否則，應拒付或進一步查對。二要與會計或銀行，甚至持支票人的單位取得聯係，認準後才能付貨。如有假應立即扣住人、物，報告保衛或公安部門處理。
3．學會識別大麵額的真假人民幣
對收到刃元和1舶元大麵額的人民幣，要進行鑒別。據報刊和有關資料介紹，其方法是：
一“看”：就是要先看大麵額幣麵，假幣上的“中國人民銀行”幾個字和下方的阿拉伯數碼，字跡較粗，正麵四位領袖的人物頭像，顏色略帶橙紅色。“深圳版”假幣的左麵水印的毛主席頭像浮在紙麵上，並且不清晰，“北京版”假幣則沒有水印。南寧、柳州發現的假幣，版麵(特別是數碼)不夠清晰；票麵右上角的阿拉伯數碼“50”、“100”色度較淡，版麵“刃”元的3個頭像神色不足，其中工人頭像左眼的焦點較小。
二“摸”：就是用手摸票麵。要用手撫摸一下整個版麵。當感覺到版麵有凹凸感的是真幣，如果沒有凹凸感的則可能是假幣；此外，假幣的票麵用水擦容易脫色。
三“記”：就是靠記憶要記住假幣號碼的開頭數字特征。目前，市麵上出現的假幣，如“深圳版”的假幣，其中的號碼都是以“CP583”開頭。所以在收到以“CP583”開頭的100元人民幣時，要仔細鑒別，確認其真假。
四“感”：就是質感法。“深圳版”假幣的紙張較薄，紙質軟綿；而“北京版”假幣的紙質蠟滑，不夠粗糙。
五“量”：就是對大麵額幣進行丈量法。目前在市麵上流行的大麵額假幣與中國人民銀行發行的真幣，在長度和寬度上往往不相符。假幣的長度一般比真幣短0．5厘米，寬度窄0．4厘米。還因為有些是變造幣，就是用多張人民幣剪拚而成。這種假鈔雖然材料是真的，但尺寸大小與真鈔不同，一般都略短
六“折”：就是用手折票麵。從紙質上看，假鈔票紙質棉軟或單薄發脆，真鈔票紙質韌硬，手感厚實，不易折斷撕裂。
七“照”：就是用逆光照看。較大麵額的人民幣，在左側都有水印的圖或像，逆光透照即可看清。如1舶元鈔票水印圖是毛澤東頭像；50元鈔票是煉鋼工人頭像；10元鈔票是放光輝的天安門城樓；新發行的5元鈔票是古錢幣圖案等等。有的假鈔側看起來也有圖案，但那不是水印，逆光一照反而沒有了。
八“鑒”：就是請權威部門鑒別。許多假鈔是通過在市場上買商品找兌，一般是大麵額票子。一旦碰到這種情況，如有懷疑時，應及時報告公安機關，或者請銀行進行鑒別。以免上當受騙，蒙受經濟損失。
4．學會識別真假美元
美元是當今世界上流通最廣的貨幣。據介紹，在世界上流通的假美元的7000多種。隨著對外開放，也開始流人我國，故要學會鑒別真假美元。據報刊和有關資料介紹，綜合起來其方法有：
“看”：真美元的紙是專門製造的，主要用棉花為原料，纖維結構緊密，紙質比較細膩，顏色為深淺色。正麵人物的肖像很有神，有一種立體感，背麵花紋、建築物圖案及“上帝與我們同在”一詞的印刷清晰度高，比例、大小均勻。而假美元是照相製版，采用透印方法，偽造中出現失真，人像畫麵呆板、兩眼無神，多數用代用紙，一般韌性差，手感發軟不挺實。真鈔在造紙過程不規則印進紅、藍安全纖維，埋在紙中隱約可見，有的浮在表麵，長短不一。
“摸”：真美元大都采用凹版印刷，四個角上的麵額數字，用手摸時，應有凸凹感。而偽鈔發滑。
“挑”：真美元票麵的空白處，有一些極細小的紅色、黑色絲，此種金屬絲乃是特製品，使用針尖可將其挑出，但卻不易折斷。
“擦”：真美元票麵正麵右側的綠色徽記和綠色號碼，如在白紙上用力擦時，紙上能留下些“綠痕”。如果和以上情況有別的，很可能是假美元。
“比”：就是把真美元和收到的美元放在一塊進行對比、比較，假美元很快顯原形。真美元正麵的黑色圖案，顏色為深黑色，並有柔潤的光澤，用舊不變，背麵綠色的油墨由於年版不同，綠色稍有些區別。假美元黑色油墨帶灰，無光澤，綠中泛黃或偏深。
“檢”：就是在必要時，要通過測試儀進行檢測，從而鑒別出真假美元。
“算”：就是通過對美元正麵數字進行計算，來識別真假。美元正麵的號碼，如用6去除餘數為1，這樣在美元票麵正麵右下角有一“A”字；餘數為2，有+“B”字；餘數為3，有一“C”宇；餘數為4，有一“D”字；餘數為5，有一“E”字；如果恰好是除盡，會有一“廠”字。